Blogg / Fakturahantering, Purchase-to-pay

Automatic for the people

REMs album “Automatic for the people” innehöll hitlåtar som Everybody Hurts och Sweetness Follows – låtar som får dig att känna dig som “Man on the Moon”. Samma känsla kan upplevas i samband med implementationen av nya IT-system, t.ex. en P2P-lösning som automatiserar hela processen från inköp till betalning.

Manuella processer ger en tung arbetsbörda för ekonomiavdelningen, i synnerhet när det gäller hantering av leverantörsfakturor. Att samla ihop fakturor och andra underlag från olika källor och få dessa attesterade av rätt person är mycket tidskrävande.

Men med rätt lösning för att automatisera hela processen från inköp till betalning, kan ekonomiavdelningen istället fokusera på arbetsuppgifter som hjälper organisationen till kostnadskontroll, uppföljning av budget och helt enkelt förbättra den finansiella situationen för verksamheten.

Nedan kikar vi mer specifikt på de manuella arbetsuppgifter som en P2P-lösning kan sköta automatiskt, så att du kan ägna tiden åt mer strategiskt arbete vilket gynnar hela organisationen.

Fakturahantering

När hanteringen av leverantörsfakturor sköts manuellt, blir hela arbetsprocessen från inköp till betalning långsam. Att samla in fakturor från olika källor och jaga rätt person för attest tar onekligen mycket tid. Det är det vi kallar för ”high-touch” vilket därmed också innebär risk för ett stort antal mänskliga misstag.

En faktura som blir försenad inom leverantörsreskontra, kan generera en snöbollseffekt till hela den efterföljande processen vilket i slutändan leder till försenade betalning, onödiga påminnelseavgifter och i värsta fall en betalningsanmärkning.

När hela denna arbetsamma process från inköp till betalning automatiseras med hjälp av ett mjukvarustöd, blir fakturahanteringen snabb och enkel.

Palettes lösningar automatiserar hela fakturahanteringsflödet, så att verksamheten kan möta leverantörernas betalningsfrist, undvika påminnelseavgifter och hjälpa inköpsavdelningen i arbetet att utveckla goda leverantörsrelationer.

Inköpsordermatchning

Att matcha fakturor mot beställningar som gjorts per e-post, utskrivna ordrar eller andra källor kan också utgöra en stort manuellt och tidskrävande arbete för ekonomiavdelningen. Utöver den dyrbara arbetstid som åtgår till dessa uppgifter, kan det vara ytterligare en källa till försenade betalning.

När fakturorna istället matchas mot digitala inköpsordrar eller leveransnotor, behöver ekonomiavdelningen bara titta på avvikelserna – de flesta transaktioner flyter genom systemet utan någon manuell handpåläggning. Det innebär alltså att de flesta leverantörsfakturorna matchas automatiskt. Det finns sedan gott om tid att utreda de avvikelser som systemet identifierar.

Sökbarhet

När fakturor och inköpsordrar lagras manuellt, innebär det vanligtvis att information sparas på flera ställen och i olika format. Det gör det svårt att hitta information när man behöver gå tillbaka och kontrollera en transaktion i efterhand.

Mjukvarustöd för P2P-processen, som t ex PaletteArena, innehåller verktyg som kan generera de rapporter du behöver, genom ett klick. Att ha faktura- och leverantörsinformation lättillgänglig hjälper ekonomiavdelningen att ta fram nyckeltal, hantera avvikelser och att producera tillförlitliga prognoser.

När all statistik finns tillgänglig, får företaget också en solid grund för att förhandla priser och kontraktsvillkor med leverantörerna. Givetvis blir det också mycket lättare att ta fram nyckeltal och KPIer och jämföra resultat över tid.

När både fakturahantering och inköp automatiseras, får ekonomiavdelningen möjlighet att ägna merparten av sin arbetstid åt strategiska uppgifter och affärsutveckling.

Palettes P2P-lösningar automatiserar tidskrävande arbetsuppgifter. På köpet får du mer korrekt data som underlag för rapporter och prognoser. Det gynnar hela organisationen. Idag är dessa smarta lösningar dessutom webbaserade, vilket innebär att du kan logga in och arbeta var du vill, när du vill. Det går numera alldeles utmärkt att attestera fakturor i mobilen när du är ute och reser!

Läs mer om digitalisering av processerna på ekonomiavdelningen i våra tidigare blogginlägg Skapa mer tid med elektronisk fakturahantering (EFH) och Maximera ROIn på din P2P-lösning genom att använda rätt KPIer.

Skriv ut eller dela Publiceringsdatum: 2018-03-06