Blogg / E-faktura, Purchase-to-pay

Vive la Révolution Numérique! Frankrike på väg mot 100% e-fakturering

Förra året antogs en ny lag i Frankrike som på sikt ställer krav på att företag och organisationer uteslutande använder e-faktura, istället för den traditionella pappersfakturan. Förändringen som i Frankrike går under namnet dématérialisation des factures (”dematerialisering av fakturor”), startade redan i januari 2017 med att statliga myndigheter och stora företag med över 5000 anställda blev ålagda att gå över till e-fakturering. Sedan januari 2018 omfattas även medelstora företag av denna nya lag.

E-fakturering ger positiva effekter

Att helt upphöra med hanteringen av pappersfakturor till förmån för e-fakturor inom både statlig administration och det privata näringslivet i Frankrike får positiva effekter i form av tids- och kostnadsbesparingar. Seniora experter i ämnet menar att den dagen då e-fakturering är obligatorisk för alla företag och organisationer i Frankrike, vilket blir år 2020, kommer 95 miljoner fakturor att ställas ut elektroniskt, vilket ger en direkt besparing på 710 miljoner euro årligen.

Även om små- och medelstora företag i Frankrike ännu inte är tvungna enligt lag att gå över till 100% e-fakturering, så är det många som ändå kommer att genomföra förändringen redan nu. De organisationer som är angelägna om att effektivisera sina processer, begränsa risken för bedrägerier och samtidigt reducera kostnader, kommer givetvis att göra denna anpassning i god tid innan lagen träder i kraft.

De företag som faktiskt ställer om till e-fakturering redan nu, kommer att åtnjuta en lång rad fördelar. Det blir mycket enklare att arkivera fakturorna elektroniskt, vilket sparar kostnader för fysiska arkiv. Dessutom försvinner flera led av manuell datainmatning, vilket reducerar personalbehovet men framför allt ger mer korrekt och tillförlitlig data.

E-fakturering förenklar arkivering

När Frankrike nu lagstiftar om införande av e-faktura, är det inte längre obligatoriskt att arkivera fysiska pappersfakturor, vilket är opraktiskt och kräver arkivutrymme, utan det räcker nu att spara elektroniska kopior. De företag som fortsätter att använda pappersfakturor, måste spara dessa i sex år.

E-fakturering gör det enklare att följa GDPR

När den nya EU-lagen gällande hantering av personuppgifter (GDPR) träder i kraft i maj 2018, blir hantering och lagring av pappersfakturor ett väldigt dåligt alternativ, p.g.a. risken för dataintrång. Att lagra elektroniska fakturor är säkrare, men det allra bästa alternativet är att uteslutande hantera elektroniska fakturor, då ingen omvandling i något led krävs.

P2P maximerar nyttan med e-fakturering

Varje ökad andel av e-fakturor på bekostnad av pappersfakturor kommer ge positiva effekter. Men för att maximera nyttan med e-fakturering, bör man även införa en digital lösning för hela processen från inköp till betalning – purchase-to-pay eller P2P. Detta blir nästa steg i den digitala revolutionen inom ekonomi- och inköpsavdelningarna.

Med en digital P2P-lösning kan varje del av fakturahanteringen automatiseras. Istället för att ta emot fakturor från olika system för att sedan manuellt hantera attestflöden, kontering och betalning, samlar en modern P2P-lösning alla transaktioner i en och samma plattform, där beställning, attest, kontering och senare matchning mot redan attesterad inköpsorder sker elektroniskt enligt ett förutbestämt flöde. Palettes system för elektronisk fakturahantering stödjer de faktura-standarder som gäller i Frankrike och andra europeiska länder.

Mer information om Palettes lösningar finns här.

Palettes lösningar erbjuds i Frankrike genom vår partner Canon France.

Skriv ut eller dela Publiceringsdatum: 2018-04-03