Blogg / Fakturahantering

Fastighetsbolag har mycket att vinna på automatiserad fakturahantering

Om du arbetar inom leverantörsreskontra hos ett fastighetsbolag så vet du att det finns en lång rad branschspecifika utmaningar. För det första är volymen av leverantörsfakturor extremt hög i förhållande till omsättning och företagsstorlek – jämfört med företag i andra branscher.

Många fakturor avser stora summor och behöver granskas och attesteras av flera personer innan betalning. En stor del av personalen tillbringar större delen av sin arbetstid utanför, vilket kan leda till förseningar i fakturaflödet som i värsta fall genererar påminnelser eller betalningsanmärkningar.

Omfattande lagstiftning

Eftersom fastighetsbranschen generellt sett hanterar stora finansiella värden och har många transaktioner, är branschen också föremål för en omfattande finansiell lagstiftning.

Beroende på vilken typ av fastighetsbolag det handlar om, finns en lång rad regler och lagar som skall följas. Oavsett om det gäller GDPR, 4MLD, PCI DSS eller någon annan lag, är det av yttersta vikt att ha ordning på sin administration så att revisorer och kontrollerande myndigheter enkelt kan göra sin granskning.

Detta betyder att fakturahantering och matchning mot inköpsorder måste skötas med stor noggrannhet och att underlag måste sparas och vara sökbara på ett enkelt sätt.

Ett fastighetsbolag har även andra åtaganden och utmaningar: många hyresgäster kräver engagemang och personalresurser. Det är också vanligt att man har ett stort antal leverantörer och underleverantörer för underhåll och reparation, som genererar många transaktioner.

Manuella processer hämmar tillväxt

Många företag inom fastighetssektorn har också en ambition att växa och utöka sin verksamhet. Om man förlitar sig på manuell hantering av leverantörsfakturor, är risken stor att arbetet blir tidsödande och att många misstag görs. När verksamheten växer, ökar också antalet fakturor, inköpsordrar och kontrakt i samma takt.

Automatiserad fakturahantering

Manuella processer inom leverantörsreskontra har en tendens att bromsa tillväxten hos fastighetsbolag. En lösning på detta problem är att automatisera processerna för hanteringen av fakturor, kontrakt, inköpsordrar och utlägg. Med en modern lösning för inköps- och fakturahantering, kan man göra stora effektivitetsvinster. Rätt lösning skall vara flexibel och skalbar, så att den kan anpassas i takt med att företaget växer eller förändras.

Molnlösning allt mer populärt

Många väljer idag en molnlösning för att uppnå önskad flexibilitet och enkel åtkomst via ett webbaserat gränssnitt. Det är en stor fördel om användarna kan logga in i systemet även utanför kontoret, t ex via mobilen, för att granska och attestera inköpsordrar eller fakturor.

Med rätt lösning kan hanteringen av alla fakturor automatiseras, oavsett om det rör sig om pappersfaktura, mailad PDF eller e-faktura. Inköpsordrar kan matchas direkt mot inkommande faktura, utan manuell handpåläggning. Granskning och efterlevnad, s.k. compliance, blir enklare tack vare rapporteringsvertyg som visar data i realtid. Dessa verktyg kan med fördel användas för att ta fram olika nyckeltal, t.ex. inköpskostnad per kategori eller leverantör, genomsnittlig betalningsfrist eller hanteringstid per faktura o.s.v.

Genom processautomation, kan personalen på ekonomiavdelningen ägna mer tid på att analysera resultat, kostnader och möjliga besparingar eller att optimera inköpen. Detta leder i längden till lägre kostnader och ytterligare tillväxt för företaget.

På Palette har vi ca 150 kunder inom fastighetsbranschen som med vår hjälp automatiserat sin fakturahantering eller hela processen från inköp till betalning.

Skriv ut eller dela Publiceringsdatum: 2018-04-26