Blogg / Fakturahantering, Purchase-to-pay

Elektronisk fakturahantering inom detaljhandeln

Detaljhandeln behöver idag agera snabbt och agilt. Utbudet av varor i butiken måste hela tiden anpassas efter trender, nya produkter och förändringar i efterfrågan. Samtidigt skall mottagande och service i butiken hela tiden vara på en hög nivå. Här ingår även att hantera returer vid öppet köp för att vara ett attraktivt köpställe. Konkurrensen inom handeln är hög och det gäller att hela tiden arbeta med att förenkla och automatisera processerna.

Inom detaljhandeln prioriteras ofta utveckling av de processer som förbättrar kundupplevelsen. Dessa förbättringar är så klart helt oumbärliga för konkurrenskraften, men man bör för den skulle inte glömma bort vilka effektivitetsvinster man kan uppnå genom att även modernisera back-office-processerna.

Detaljhandeln har unika utmaningar när det gäller leverantörsreskontra och det är inte ovanligt att processerna blivit omoderna. Manuell registrering, matchning och hantering av leverantörsfakturor är en stor tidstjuv och ökar också risken för att det blir fel.

Nedan beskriver vi några av de unika problem som är vanliga inom detaljhandeln och hur dessa kan minimeras med hjälp av elektronisk fakturahantering.

Hantering av direkta inköp

Detaljhandlare och även grossister har ett antal specifika utmaningar när det gäller direkta kostnader. När lagret är lika stort och innehåller lika många varor som själva handelsytan, innebär det att listan över produkter är lång och varierad. Produktlistan är ofta uppdelad i ytterligare en nivå, med artiklar som motsvarar olika smaker, färger och storlekar, som också skall registerföras. Detta innebär att manuell matchning av fakturor är komplext och extremt tidsödande.

Indirekta inköp

En annan kostnad utgörs av indirekta inköp, d.v.s. varor och tjänster som behövs i driften av butiken men som inte återförsäljs till slutkund. Exempelvis juridiska tjänster, annonsering, butiksinredning, datorer och mobiltelefoner till personalen. Denna typ av inköp hanteras oftast helt manuellt och för att få en överblick över kostnaderna används kanske ett exceldokument eller utdrag från affärssystemet. I båda fallen innebär det en omfattande manuell hantering och extra kontroller av att data verkligen är korrekt. Dessutom är det svårt att generera tillförlitliga rapporter över inköpen och hur väl en leverantörsrelation fungerar.

Affärsrelationer med hundratals (eller tusentals) olika leverantörer

Detaljhandeln har av naturliga skäl affärsrelationer med ett stort antal leverantörer. När leverantörsfakturor hanteras manuellt är det svårt att få en bra överblick över fakturaflödet och det finns risk för att enskilda fakturor kommer bort eller inte kontrolleras ordentligt av rätt person. Leverantörer har heller ingen inblick i huruvida en faktura har tagits emot eller förberetts för betalning, vilket gör att de kanske skickar samma faktura två eller fler gånger – för att vara säkra på att få betalt. Vid manuell hantering av pappersfakturor kan det vara svårt för personalen inom leverantörsreskontra att upptäcka dubbletter. I nästa steg kan detta leda till att leverantören även får dubbelt betalt, med eventuellt tidskrävande korrigeringsarbete efteråt.

Utmaningar för detaljhandeln med internationella kunder och leverantörer

Handlare som har kunder och leverantörer från flera länder, möter ytterligare utmaningar. Att ha leverantörer från andra länder är idag snarare regel än undantag, eftersom konsumenter i allt högre grad efterfrågar hög kvalitet till låga priser. Något som kan vara mycket tidsödande är hantering av olika valutakurser som fluktuerar över tid. Valutakursförändringar påverkar rörelsemarginalen om de inte fångas upp snabbt och pris till slutkund justeras. Ofta måste man som internationell aktör också hantera flera språk och olika krav gällande fakturor, vilket ytterligare komplicerar fakturahanteringen.

Elektronisk fakturahantering underlättar arbetet

Många av dessa utmaningar kan lösas eller förenklas med hjälp av en digital lösning för hantering av leverantörsfakturor. När det manuella tidsödande arbetet elimineras, får ekonomiavdelningen mer tid för strategiskt arbete och kan identifiera förbättringsområden.

Med elektronisk fakturahantering får man direkt bättre kontroll över hela inköps- och fakturaflödet, samtidigt som tidsåtgång och kostnad för fakturahanteringen sjunker. Med modern teknologi kan fakturor matchas automatiskt mot inköpsrorder, vilket innebär att endast avvikelse behöver kontrolleras manuellt. Resultat blir färre misstag och att fler betalningar görs i tid. Med en modern lösning för elektronisk fakturahantering kan transaktionsvolymen öka, utan att ytterligare personalresurser behövs inom administrationen.

Palettes digitala lösningar kan effektivisera hela processen från inköp till betalning, vilket ger detaljhandelsföretag möjlighet att fokusera på kärnverksamheten – det vill säga kunderna och affären.

Läs mer om Palettes lösningar eller boka en demo.

 

Boka en demo

 

Skriv ut eller dela Publiceringsdatum: 2018-06-14