Blogg / Fakturahantering, Purchase-to-pay

Inköp och fakturakontroll för toppchefer på språng

Hur ofta ser du VD och andra ledningspersoner på kontoret? Idag har företagsledare och toppchefer oftast en ansträngd agenda med möten, tjänsteresor och en lång rad åtaganden, vilket gör att de väldigt sällan sitter på sin arbetsplats.

Denna verklighet gäller även CFOn eller ekonomichefen, som inte bara har ansvar för organisationens budget och ekonomiska status, utan som även är en väl synlig och strategisk ledare som bidrar till företagets planering och framgång. Dessutom är CFOn som regel också ansvarig för att företaget följer lagar och regler och att organisationen som helhet är effektiv med ett högt resursutnyttjande – i tillägg till ansvaret för det löpande redovisningsarbetet.

En nyligen genomförd undersökning pekar på att många ekonomichefer kämpar under tidspress och med knappa resurser. Hela 43% uppger detta vara ett problem för att kunna slutföra arbetsuppgifter på ett bra sätt.

Utgiftskontroll och fakturor blir en flaskhals

En arbetsuppgift som ofta utförs under tidspress av toppchefer är attest av fakturor och utgiftskontroll. Det är lätt hänt att fakturor som väntar på attest från CFO blir försenade, på grund av att strategiska arbetsuppgifter som regel prioriteras högre än administration. Sena betalningar kan dock innebära att företaget förlorar förhandlade rabatter eller att leverantörsrelationen försämras. Dessutom påverkas organisationens cash-flow.

Så hur kan man förenkla för toppcheferna så att de hinner med att attestera fakturor och inköpsordrar, trots ett ansträngt arbetsschema?

Från inköp till betalning – i mobilen

Nyckeln till framgång är att göra det möjligt att se, granska och attestera inköpsordrar och fakturor oavsett var man befinner dig. Systemen skall med andra ord vara tillgängliga oavsett om du loggar in via din dator, surfplatta eller mobil. Då ökar chanserna att fakturor attesteras i tid och att försenade betalningar uteblir. Det är alltså av yttersta vikt att affärskritiska verktyg och system är tillgängliga utanför kontoret och att arbetsuppgifter kan utföras även när du inte sitter vid skrivbordet.

För att detta skall bli verklighet, bör organisationen använda ett modernt system som hanterar hela processen från inköp till betalning. Systemet skall inte bara göra attestprocessen digital (d v s pappersfri!) utan det skall också erbjuda en version som fungerar i mobilen, som t.ex. PaletteArena. På så sätt har man tillgång till affärskritiska verktyg oberoende av var och när man arbetar. Det öppnar upp möjligheten att granska och attestera fakturor och inköpsordrar och att göra konteringar under luckor som uppstår t.ex. i samband med resor eller mellan externa möten.

All funktionalitet blir då tillgänglig i mobilen, på surfplattan eller på den bärbara datorn. Det enda som behövs för att ansluta till tjänsten är en Internetuppkoppling.

Skriv ut eller dela Publiceringsdatum: 2018-06-26