Blogg / E-faktura

Obligatorisk e-faktura till offentlig sektor den 1 april 2019

Lagkrav på e-faktura har införts i Sverige i olika steg och nästa sker i vår då alla leverantörer till offentlig sektor måste skicka e-fakturor. Hundratusentals företag i Sverige berörs av de nya reglerna som förklaras i korthet nedan.

Vad innebär de nya lagkraven på e-faktura?

From den 1 april 2019 är det lag på att alla inköp inom offentlig sektor i Sverige ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura) enligt en ny europeisk standard. Alla leverantörer till offentlig sektor måste skicka e-fakturor enligt den nya standarden, och alla offentliga organisationer måste kunna ta emot och hantera dem elektroniskt.
Det nya lagkravet gäller alla offentliga upphandlingar som påbörjas efter den 1 april 2019, inklusive direktupphandlingar. Offentliga upphandlingar som påbörjats innan detta datum omfattas inte retroaktivt. Äldre e-fakturaformat kan fortsatt användas om så avtalas.

Vilka berörs av lagen om obligatorisk e-faktura?

Företag som levererar varor eller tjänster till offentlig sektor i Sverige berörs av de nya kraven, även utländska företag. Krav på mottagande av e-faktura gäller även för de flesta kommunala och landstingsägda bolag samt för en del statliga bolag.

Vad är en e-faktura?

En e-faktura är en faktura som skickas i ett elektroniskt format. Inskannade fakturor är inte en e-faktura. PDF-fakturor som skickas via e-post räknas inte som en äkta e-faktura även om de per definition är elektroniska. I förhållande till offentlig sektor ska fakturorna följa den europeiska standarden PEPPOL BIS Billing 3 och skickas via nätverket PEPPOL.

PEPPOL BIS Billing 3.0 är en profil som omfattar leverantörsutställd faktura och kreditnota, den senare är avsedd att användas vid rättelse av en tidigare utställd faktura. PEPPOL BIS Billing 3.0 följer standarden EN 16931 och det innebär bland annat att den, till skillnad från SFTI:s övriga fakturaformat, hanterar negativa fakturor. Dokumentation om PEPPOL BIS Billing 3.0 finns här

Vad är Peppol?

PEPPOL är en infrastruktur som innebär att fakturor kan skickas via nätverket PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online). PEPPOL syftar till att möjliggöra elektronisk kommunikation mellan näringsliv och upphandlande offentlig sektor för ökad effektivitet och sänkta kostnader. Läs mer i det tidigare blogginlägget Vad är Peppol?

Vad behöver man som leverantör göra för att följa det nya regelverket?

Kontrollera att du kan skicka e-faktura enligt PEPPOL BIS Billing 3. Ställ frågan till din leverantör av ekonomi- eller faktureringssystem. Om du skickar fakturor via en fakturaväxel så ställ frågan till dem, många är redan anslutna till PEPPOL. Palette samarbetar med Pagero som hjälper våra kunder att skicka och ta emot e-faktura enligt det nya regelverket och vi har även stöd i Palette för PEPPOL BIS Billing 3.

Vissa aktörer inom offentlig sektor erbjuder fakturaportaler för de leverantörer som inte har möjlighet att skicka e-fakturor. Det är en smidig lösning för de som skickar ett fåtal fakturor. I en portal skriver leverantören in fakturainformationen och en godkänd e-faktura skapas och görs tillgänglig för mottagaren. Information om ev. fakturaportal finns på din kunds webbsida.

Vad händer om man inte kan skicka e-faktura efter 1 april?

Fakturamottagaren kommer inledningsvis att påminna om det nya formatet. Ett företag som efter flera påminnelser ändå inte fakturerar enligt de nya lagkraven kan få föreläggande om att betala vitesbelopp.
Om du planerar att delta i offentlig upphandling bör du kunna svara ja på kravet om e-faktura, då detta ska förekomma i alla upphandlingar från 1 april 2019.

Vad händer inom EU?

Lagkravet på obligatorisk e-faktura till offentlig sektor införs i linje med ett EU-direktiv som innebär att alla medlemsländer senast 2019 måste kunna ta emot och hantera fakturor elektroniskt.

Fördelar med äkta e-fakturor utöver lagkrav:

  • Det är enklare att uppnå en hög grad av automatisering med e-fakturor och du får med mer information från fakturan till nästa system.
  • E-faktura är i princip en förutsättning för att läsa information på många fakturarader
  • Avsändaren får en kvittens på att fakturan mottagits
  • Många större företag godkänner inte PDF-fakturor via e-post och de kan fastna i spamfilter
  • E-fakturor läses in automatiskt och behöver inte scannas och tolkas vilket spar tid och ökar kvaliteten

Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) samordnar och stödjer digitalisering inom offentlig sektor i Sverige, läs mer här

Läs om e-faktura i Palette och den tjänst som vi kan erbjuda via vår partner Pagero.

Skriv ut eller dela Publiceringsdatum: 2019-03-26