Blogg / Fakturahantering

Fakturascanning – val av lösning för EFH

Det första steget i den dagliga hanteringen av leverantörsfakturor är datafångsten. Många företag har lyckats bra och automatiserat större delen av arbetet men för vissa är det ett problemområde. Det är också ett område som diskuteras mycket då fler länder ställer krav på e-faktura, där offentlig sektor varit föregångare.

I den här artikeln beskriver vi de olika alternativ för fakturascanning som finns och redogör för för- och nackdelar med respektive lösning. Vi berör även e-fakturans påverkan på datafångsten men djupdyker inte i ämnet (vill du läsa mer om e-faktura kan du klicka här).

Fakturascanning i egen regi eller köpa tjänsten?

Oavsett om ni funderar på att scanna och tolka fakturor själva eller köpa en scanningstjänst är det en startsträcka innan rutinerna sitter. De av våra kunder som testat båda alternativen upplever att startsträckan är avsevärt mycket kortare om du inte behöver ställa om faktura-adressen.

Vi rekommenderar ReadSofts programvara för egen scanning och en lokal scanningsbyrå för tjänsten (kontakta oss så berättar vi mer om byråer i det land/de länder du vill ta emot fakturor). Oavsett vilken väg du väljer överförs fakturabild och fakturainformation till Palette automatiskt.

Scanna fakturor själv – så går det till

Dina leverantörer skickar sina fakturor till dig som de alltid gjort, alternativt så mailar de en PDF-faktura till din inbox för fakturor. Pappersfakturor scannas och PDF-fakturor hämtas i mailboxen, båda varianterna tolkas för automatisk inläsning av ReadSofts programvara som även kan läsa fakturainformation på radnivå (artiklar, pris, antal osv). ReadSoft flaggar de fält som inte tolkats till 100% för en extra kontroll innan fakturan skickas till Palette för kontering och attest. Läs mer om ReadSofts programvara.

Fördelar:

  • ReadSofts programvara finns som molnlösning men kan även installeras hos dig.
  • Vi förordar molntjänsten som optimerar sig själv och lär sig hur dina fakturor ser ut så att det manuella kontrollsteget minskar efterhand.
  • Din personal är experter på era fakturor och hanterar snabbt och enkelt de som flaggas för kontroll.
  • Det är enkelt att växla över till e-faktura och du gör det i den takt du mäktar med.
  • Användargränssnitt på många språk för globala organisationer.
  • Enkelt att fördela arbetet till olika platser och länder för geografiskt spridda organisationer, för de som använder egna shared service centers eller vid balansering av arbetstoppar.

Nackdelar:

  • Visst manuellt arbete bundet till kontoret för pappersfakturor.
  • Investering och underhåll av scanner (om inte din multifunktionsscanner räcker till).

Scanna leverantörsfakturor – som tjänst

Dina fakturor ställs om enligt scanningsleverantörens struktur, vanligast är att pappersfakturor skickas till en boxadress märkt med ditt unika ID och mailade PDF-fakturor skickas till en (generell eller unik) mailadress hos scanningsbyrån som scannar fakturor och tolkar informationen. Fakturorna skickas till Palette för kontering och attest.

Fördelar:

  • Enkelt att skala upp volymer under tillväxt.
  • Kräver varken scanner eller egna resurser.
  • Prisvärt vid riktigt stora volymer.

Nackdelar:

  • Risken för felaktigt tolkad information är högre än med egen fakturascanning.
  • Få (om någon) scanningstjänst kan hantera fakturainformation på radnivå med bra resultat.

Ytterligare ett alternativ för att lösa datafångsten, är off shoring eller att uteslutande ta emot e-fakturor. Detta berättare vi mer om i nästa blogginlägg

Skriv ut eller dela Publiceringsdatum: 2019-05-21