Det första steget i den dagliga hanteringen av leverantörsfakturor är datafångsten, med andra ord: fakturatolkning.
Många företag har lyckats bra och automatiserat större delen av datafångsten men för vissa är det fortfarande ett område med potential för förbättringar.
Fakturor skickas idag som pappersfaktura, mailad PDF-faktura eller i digitalt/elektroniskt format. Tack vare den tekniska utvecklingen blir det allt vanligare att merparten av leverantörsfakturorna skickas i elektroniskt format, vilket i dagligt tal benämns som e-faktura. Det finns flera olika e-fakturaformat, där EDI och XML tillhör de vanligaste.
Sedan april 2019 finns det lagkrav på att leverantörer till offentlig sektor måste skicka e-fakturor.
Det är också e-faktura som ger bäst resultat när man ser till automatisering av fakturatolkning. När fakturor tas emot elektroniskt i Rillion, är automatiseringsgraden 100%. Med automatiseringsgrad menas andel fakturor som läses in och tolkas korrekt.
Vi erbjuder även lösningar för automatiserad tolkning av pappers- och PDF-fakturor i samarbete med Scancloud och Readsoft. Om ni redan har en egen intern lösning för scanning och tolkning av fakturor, kan den kopplas till Rillion. På så sätt erbjuder Rillion en komplett uppsättning av möjligheter och alternativ för att matcha de flesta behov och situationer vad gäller datafångst.
För automatiserad tolkning av pappers- och PDF-fakturor samarbetar vi med Scancloud och Readsoft. Både Scanclouds och Readsofts lösningar (Readsoft Online & Readsoft Invoice) fungerar bra tillsammans med Rillion och används med framgång av en lång rad kunder.
Vår samarbetspartner Scanclouds fakturatolkningsprogram scannar och tolkar den data du behöver för att kunna hantera fakturorna vidare i Rillion. Scancloud mäter kontinuerligt resultaten av sin fakturatolkning. I medeltal dokumenteras avvikelser vid 1 av 1000 inlästa fakturor.
Det ger en automatiseringsgrad på 99,9%, vilket är mycket högt vid jämförelse med andra aktörer på marknaden.
Systemet identifierar leverantörer som har möjlighet att skicka e-faktura för att på sikt minska flödet av pappers- och PDF-fakturor.
Scancloud har kunder i alla intervaller av årlig fakturavolym och är vår rekommenderade samarbetspartner för extern skanning och tolkning av fakturor i Sverige.
Scanclouds tjänster tillhandahålls via avtalet med Rillion och support rörande skanningstjänsten hanteras via Rillions support.
Inkommande leverantörsfakturor i pappers- eller pdf-format hanteras i lösningen Readsoft Invoices. Readsoft Invoices kan erbjudas som installerad lösning (Readsoft Invoices) eller som molntjänst (Readsoft Online). Vilket alternativ som passar er bäst beror bl.a. på den årliga fakturavolymen som ska processas och den geografisk spridningen.
Rillion har bred och djup kunskap om lösningen och erbjuder Readsoft tillsammans med Rillion för kunder som har behov av en egen, intern skannings- och tolkningslösning. Rillion både installerar, konfigurerar, utbildar och supporterar Readsofts lösningar och vi har idag 100-tals kunder som nyttjar dem.
Era leverantörsfakturor skickas per post eller som mailad PDF. Pappersfakturor scannas och PDF-fakturor hämtas i mailboxen och båda varianterna tolkas automatiskt i Readsoft. Readsofts programvara kan läsa fakturainformation på huvud- eller radnivå (artiklar, pris, antal osv). Readsoft flaggar de fält som inte tolkats till 100% för en extra kontroll innan fakturan skickas till Rillion för kontering och attest. Automatiseringsgraden för Readsoft-användare ligger mellan 80-90%. Läs mer om fakturatolkning och datafångst med Readsoft Invoice & Readsoft Online i vårt Scanna och tolka fakturor med Readsoft
När det gäller e-fakturaformat samarbetar Rillion med Pagero AB och Pageros tjänst Pagero Online. Läs mer om mottagning av e-faktura.
Automatisering av fakturaprocessen minskar tiden det tar att bearbeta fakturor manuellt, vilket frigör tid för att fokusera på mer värdeskapande uppgifter.
Minskar risken för fel som kan uppstå vid manuell hantering, vilket leder till mer korrekta finansiella rapporter och underlättar arbetet.
Fakturatolkning kan också bidra till att minska stressnivåerna hos anställda genom att minska arbetsbelastning, förbättra arbetsmiljön och förbättra deadlines.
Minskning av löneskostnader och relaterade administrativa avgifter genom automatisering av repetitiva och tidskrävande uppgifter.
Rillion – Betrodd av banker
Rillion är betrodd av banker och finansiella institutioner i USA och Europa. Ackrediteringar inkluderar SOC1, SOC2, HIPAA, GDPR och PEPPOL.
Läs mer om fakturatolkning
Vi är måna om att lösa era problem och göra ert jobb enklare med våra lösningar för elektronisk fakturahantering. Implementationen av Rillion One och Rillion Prime kan variera beroende på vilka funktioner ni väljer och vilket affärssystem ni har.
Kontakta en av våra experter idag för att boka en demo. Som alltid är vi med dig vid varje steg på vägen.
Rillions lösningar fungerar med hundratals olika affärs- och ekonomisystem.
Hur sparar vi tid med Rillion?
Du sparar tid för i varje steg av fakturaflödet. Ingen mer manuell registrering av fakturainformation (tolkningen sköter det åt dig, eller ännu bättre e-fakturor). Du får snabbt ut fakturan på attest i ett förbestämt attestflöde med automatisk kontering. Fakturor kan attesteras på dator, telefon eller padda. Alla fakturor är sökbara oavsett var i processen de är, även betalda och arkiverade fakturor så inga fler pärmar att leta i. Inte heller lika många frågor från organisationen då alla som hanterat en faktura har tillgång till den, inte bara ekonomiavdelningen. Kort och gott, det finns tidsvinster i alla moment.
Vi erbjuder dessutom funktionalitet för kontrakts- och inköpsordermatchning och helt automatisk kontering med hjälp av AI. Det tar så klart tidsbesparingen till nästa nivå.
Hur snabbt kan vi vara igång?
Det beror på vilken av våra lösningar ni väljer, hur komplexa fakturaprocesser ni har och vilket eller vilka affärssystem som lösningen skall integreras mot. Vårt rekord ligger på 13 minuter, men det kan även ta månader beroende på dina behov och val av lösning.
För små till medelstora företag med ett ekonomisystem, som inte är i behov av avancerad PO-matchning eller funktionalitet för inköp/rekvisitioner, är ledtiden från beställning till leverans ca 2-3 veckor. Implementationen innebär inget arbete för dig som beställare men onboarding och utbildning tar ca 2 timmar.
Får vi tillgång till support?
Ja, support ingår. Du kan välja olika omfattning av support vid avtalsskrivning. Vi erbjuder support på alla nordiska språk samt engelska.
Kom igång snabbt
Automatiserad hantering av leverantörsfakturor för företag som vill komma igång snabbt.
Skalbar lösning
Elektronisk fakturahantering och purchase-to-pay för organisationer med höga krav på automatisering
Ta reda på själv hur vi kan göra ditt jobb enklare!
Boka en kostnadsfri demo så att vi kan förstå dina behov och erbjuda dig den bästa lösningen.
Vår uppgift är att göra ditt arbete lättare. Med användarvänliga lösningar för elektronisk fakturahantering frigör vi tid för våra kunder.
