Blogg / Fakturahantering

Scanna och tolka fakturor med Readsoft

När man börjar med elektronisk fakturahantering, så spelar själva datafångsten en stor roll för hela efterföljande processen. Datafångsten, d v s scanning och tolkning av fakturor, är det första steget i den dagliga hanteringen av leverantörsfakturor. Många företag har lyckats bra och automatiserat större delen av arbetet men för vissa är det ett problemområde.

I den här artikeln beskriver vi hur ReadSofts lösning fungerar och ger dig tips på hur du kan göra för att lyckas bra. Automatiseringsgraden för ReadSoft-användare ligger mellan 80-90%.

Så fungerar Readsoft

Dina leverantörer skickar fakturor till dig, antingen per post eller så mailar de en PDF-faktura till din inbox för fakturor. Pappersfakturor scannas och PDF-fakturor hämtas i mailboxen, båda varianterna tolkas för automatisk inläsning. ReadSofts programvara kan läsa fakturainformation på huvud- eller radnivå (artiklar, pris, antal osv). ReadSoft flaggar de fält som inte tolkats till 100% för en extra kontroll innan fakturan skickas till Palette för kontering och attest.

Programvaran finns som molnlösning (ReadSoft Online) men kan även installeras hos dig (ReadSoft Invoices). Vi förordar molntjänsten som optimerar sig själv och lär sig hur dina fakturor ser ut så att det manuella kontrollsteget minskar efterhand.

Readsoft Online eller Readsoft Invoices

ReadSoft Online är en molntjänst och är tillgänglig när som hest och var som helst.

ReadSoft Invoices installeras lokalt hos dig, men du kan ändå fördela arbetet på olika kontor genom funktionen “distribuerad scanning” och “web verify”.

Oavsett vilken ReadSoft-lösning du väljer kan du fördela arbetet till olika platser och länder för en geografiskt spridd verksamhet eller för balansering av arbetstoppar.

Funktioner i Readsoft

  • Du kan hantera flera bolag i en och samma ReadSoft-lösning
  • Användargränssnitt på många språk för globala organisationer
  • Landspecifika inställningar för moms, datumformat, valuta och teckenuppsättningar
  • Hanterar pappersfakturor och mailade PDF-fakturor i samma lösning
  • Tolkar information på radnivå även om raden varierar i längd eller mellanrum
  • Automatisk validering av totalsumma och momsbelopp
  • Hanterar enkel- och flersidiga fakturor i en process.
  • Självlärande teknologi som blir bättre för varje faktura som tolkas. Du kan även optimera fakturainläsningen genom optimering av mallar i ReadSoft Invoices eller användning av feedback funktionaliteten i ReadSoft Online
  • Rapport och analysverktyg för optimering av processen
  • Fakturor som tolkas till 100% kan automatiskt gå vidare till Palette men du kan också välja att verifiera alla fakturor oavsett tolkningsgrad.

Så lyckas du med ReadSoft – tips från våra kunder

  • Välj en leverantör av fakturahantering eller Purchase to Pay som även supporterar din ReadSoft-lösning så att du inte hamnar i kläm mellan leverantörer
  • Optimera mallarna för de leverantörer som skickar flest fakturor om du använder ReadSoft Invoices så spar du mycket tid och ökar tolkningsgraden avsevärt
  • Använd feedback funktionaliteten i ReadSoft Online när något tolkats fel så rättas och optimeras det av ReadSofts utvecklare och support
  • Välj en scanner som är certifierad av ReadSoft
  • Våga släppa igenom fakturor som är ”gröna”

Nästa steg för ökad automatisering: inför e-faktura

Allt fler företag växlar över till e-faktura som automatiserar datafångsten ytterligare. Vi har ett strategiskt samarbete med Pagero som förser många av våra kunder med e-faktura världen över.

Fördelar med e-faktura:

  • Ingen postgång gör att de kommer snabbare in i dina system (extra viktigt för utländska leverantörer)
  • Minimerar fel då fakturainformationen läses istället för tolkas
  • Du kan ställa krav på fakturainnehållet och returnera ofullständiga fakturor
  • E-faktura är en förutsättning för okomplicerad hantering av information på radnivå.

Följ länken om du vill läsa mer om e-faktura för företag

ReadSoft grundades 1991 i Sverige och är idag en del av Kofax Inc.

Skriv ut eller dela Publiceringsdatum: 2019-05-27