Hur du skyddar dig mot bluffakturor

Dessvärre så är bluffakturor något som ständigt kretsar i samhället. Bedragare genererar fiktiva fakturor för varor eller tjänster som aldrig levererats, ofta med hjälp av stulen eller förfalskad företagsinformation. Dessa falska fakturor kan smyga igenom bearbetningssystemet och leda till obehöriga betalningar. Även om detta är ett ständigt pågående problem så är just semestertider en period då bluffaktörerna ökar med vetsakp om att ordinarie rutiner i många fall ändras och vikarefunktioner intar arbetsplatserna

Ett annat tillvägagångssätt som vi genom åren tagit del av via olika reportag är hur oseriösa aktörer lurar kommuner och kommunala bolag på stora belopp, genom att sälja varor och tjänster till alldeles för höga priser. Vid närmare granskning har det visat det sig att detta är vanligare än vad man kan tro och att det oftast inte handlar om enstaka kommunala bolag, utan hundratals som går på samma bluff.

Läs hela artikeln

Bluffaktörernas tillvägagångssätt

Fakturor skickas ut månadsvis på höga belopp för varor och tjänster som många aldrig har beställt. Eller som i flera av de fall där kommuner granskats, varor är beställda, men priser ligger långt över vad som egentligen är rimligt och fakturorna rullar in månad efter månad utan att någon ifrågasätter varken priser eller de återkommande fakturor.

I flera fall när kommunerna upptäckt sina misstag och försökt ta tag i situationen, presenterades lögner kring det ingångna avtalet, följt av mutor för att behålla kunden. I vissa fall förkommer även hot och trakasserier.

Kan man skydda sig mot bluffakturor?

I Sverige finns hemsidor där man kan plocka ut listor över varningslistade leverantörer och dubbelkolla mot sina inkommande fakturor. Det kan alla göra som ett manuellt moment i sin fakturahanteringsprocess. Det är dock tidskrävande och få ekonomiavdelningar har resurser för att manuellt kontrollera varje leverantörsfaktura mot ett fristående register.

Automatiserat skydd mot oseriösa aktörer

På Rillion har vi under många år erbjudit våra kunder en automatiserad process för att sortera ut eventuella oseriösa aktörer. Detta sker genom en regelbunden kontroll mot listan från Varningsinfo.se. Tjänsten är tillgänglig för alla våra kunder som använder vårat fakturahanteringssystem.

Så här fungerar det

Redan när en faktura befinner sig i tolkningsfasen sker en automatisk kontroll mot registret från Varningsinfo. Vid träff, visas en varning med information om att leverantören anses vara oseriös och kan utgöra en potentiell risk. Väljer man trots det att fortsätta processa fakturan i systemet, kommer varningen att visas för samtliga attestanter i flödet.

Med tjänsten Varningslistade Leverantörer blir du systematiskt varnad för oseriösa aktörer som tidigare ställt ut bluffakturor till andra företag och organisationer. Eftersom systemet inte bara kontrollerar nya leverantörer, utan även fakturor från befintliga leverantörer, upptäcks även fakturaavsändare som inte är den aktör de utgör sig för att vara.

Även om man är mycket noggrann och har bra kontroll över vad som köps och från vem, så är det näst intill omöjligt att känna till alla oseriösa aktörer på marknaden. Dessutom tillkommer det hela tiden nya spelare och namnbyte är vanligt.

Om du är intresserad av tjänsten Varningslistade Leverantörer, eller veta mer om elektronisk fakturahantering, är du välkommen att boka en demo eller maila oss på sales@rillion.com