Snabb fakturaattest med rätt system

maj 19, 2021 / in Fakturahantering

Det är knappast någon som missat att vi befinner oss mitt i ett en digital transformation – som accelererats på grund av Covid-19 och dess följder. Företag strävar efter att digitalisera arbetsflöden inom de flesta områden – så även inom leverantörsreskontra och fakturaattest.

Optimerade arbetsflöden inom leverantörsreskontra

Reskontraavdelningen är navet för verksamhetens alla transaktioner. För inte så länge sedan karaktäriserades arbetet av mycket papper, bruna postkuvert och ett imponerande arkiv fyllt av hyllrader med pärmar. Det var inte ovanligt att pappersfakturor kom bort eller betalningar blev försenade på grund en alltför långsam process för fakturaattest.

För många ekonomifunktioner är detta ett minne blott – tack vare digitala lösningar för fakturahantering och attest.

Reskontraavdelningen är navet för verksamhetens alla transaktioner.

Attestera faktura betyder granska och godkänna

Fakturaattest innebär att transaktionen granskas och godkänns av en behörig person inom organisationen. Att attestera faktura betyder mer specifikt granskning och godkännande av:

  • Vad fakturan avser (vilken vara, tjänst, antal osv.)
  • Att prisuppgifterna är korrekta
  • Att bokföringen av utgiften är korrekt

Attestering av leverantörsfakturor är en del av företagets ekonomiska förvaltning. Syftet med processen är att se till att allt är korrekt på fakturan och att det redovisas i enlighet med gällande lag och företagets interna regler.

Hur fungerar ett digitalt system för att godkänna faktura?

Med rätt system för att attestera fakturor blir processen enklare och arbetet går mycket snabbare. Här följer ett exempel på hur digital fakturaattest fungerar:

1.Digitalisering av fakturadata

Om den inkomna fakturan är av pappers- eller PDF-format tolkas den så att informationen digitaliseras. E-fakturor tas emot direkt av systemet.

2. Automatisk kontering

Många system kan göra ett konteringsförslag enligt specifika dimensioner, t.ex. leverantör eller fakturareferens. Vissa system använder maskininlärning eller AI för kontering av leverantörsfakturor. På så sätt slipper attestanten manuellt välja konto, vilket ytterligare snabbar på processen och förbättrar kvaliteten i bokföringen. Läs mer om att kontera faktura

3. Automatiserat flödesförslag

Fakturorna skickas ut i ett attestflöde för godkännande. De flesta företag väljer att skapa automatiserade flödesförslag baserat på t.ex. leverantör eller fakturareferens.

Vid höga belopp eller vid specifika leverantörer kan det krävas att flera personer godkänner fakturan. Dessa parametrar är enkla att konfigurera i ett modernt system för fakturaattest.

4. Påminnelsemail till attestanterna

Systemet skickar ut en påminnelse via mail med länk till systemet eller det mobilanpassade gränssnittet. Attestanten ser den digitaliserade fakturainformationen, den föreslagna konteringen och en bild av själva fakturan.

5. Godkänn fakturan med ett klick

Vid attest av leverantörsfakturor i ett digitalt system behövs som regel bara ett klick för att godkänna faktura. Vissa system erbjuder attest direkt i mail eller i mobilen.

6. Fakturan betalas från affärssystemet

När fakturan är slutgodkänd förs den över till affärssystemet tillsammans med all bokföringsdata såsom konto, kostnadsställe, projekt med flera dimensioner.

Betalning sker oftast från företagets affärssystem och det är därför viktigt att det finns en väl fungerade integration på plats mellan systemen.

Hur väljer man system för digital fakturaattest?

Det finns flera olika lösningar på marknaden för digital attest av leverantörsfakturor. Många företag väljer en nischad lösning för elektronisk fakturahantering, eftersom affärssystemens stöd för en fullt ut automatiserad process ofta är bristfällig.

Innan man väljer system kan det vara bra att veta vilka behov som finns internt och vilken automatiseringsnivå man vill uppnå inom leverantörsreskontra.

Vissa system erbjuder utöver fakturatolkning och automatiserat attestflöde även avancerad fakturamatchning mot order eller avtal.

Organisationens storlek, struktur och det interna attestregelverket kan också spela stor roll för vilket system som passar bäst. Vid komplexa attestregelverk och/eller organisationsstruktur bör systemet vara flexibelt och enkelt att konfigurera för organisationens behov.

Slutligen är det viktigt att undersöka om det finns en integration till affärssystemet. För verksamheter med många dotterbolag och flera olika affärssystem är det en förutsättning att fakturahanteringssystemet kan integreras mot flera ERP. Läs mer om integration till affärssystem

Fördelar med digital attest av leverantörsfakturor

Oavsett organisationens storlek och komplexitet finns många fördelar med digitala attestflöden. Här är några av dem:

  • Hanteringstiden för en faktura minskar
  • Alla fakturor är enkelt sökbara oavsett status
  • Det är lätt att upptäcka eventuella flaskhalsar i attestflödet
  • Attestanter kan godkänna fakturor direkt i mobilen
  • Antalet fakturor som ”kommer bort” minskar drastiskt

Att digitalt kunna attestera faktura betyder att man spar mycket tid inom ekonomiavdelningen – men det förenklar också för hela organisationen.

Palette Software utvecklar och säljer två olika system för fakturahantering och digital fakturaattest. Ta kontakt, så berättar vi hur Centsoft och Palette fungerar!

More exciting reading

Är ni redo för nästa steg?

Berätta för oss vilka utmaningar ni har