Case

JCDecaux i Finland automatiserar processen från inköp till betalning med Palette

– Vi valde Palettes lösning för dess mångsidiga funktionalitet och användarvänlighet. Produktsviten har utvecklats under lång tid och användarnas erfarenheter har tagits i beaktande vilket lett ett perfekt system.

Tuula Laukkarinen, CFO, JCDecaux, Finland

JCDecaux Finlands utmaningar

Den fakturahanteringslösning som JCDecaux tidigare använde var föråldrad och saknade flexibilitet. Trots att det fanns möjlighet att uppdatera den gamla programvaran, valde man att byta till Palette för att få ett betydligt mer flexibelt och mångsidigt system. JCDecaux Finland behövde en skalbar och smidig lösning för att möta behoven i den växande verksamheten.

Processer som automatiseras med Palette

JCDecaux Finland implementerade lösningen för att automatisera hela processen från inköp till betalning. Det inkluderar funktionalitet för fakturahantering, avtalshantering och beställningar. Lösningen integrerades mot befintligt affärssystem. Systemet är webbaserat och användarna kan logga in från dator, mobil eller surfplatta.

Effektiv hantering sparar tid och pengar

– Vi sparar många arbetstimmar och mycket pengar, då vi enkelt kan automatisera funktioner i Palette för att påskynda rutinuppgifter och konteringar. Vi kan nu dela samlingsfakturor, t ex fakturor avseende hälsovård, på flera kostnadsställen och skicka vidare till rätt attestant. Detta strömlinjeformar våra processer och rutiner avsevärt. Hanteringen av varje faktura går mycket snabbare och ger oss tid till andra arbetsuppgifter och utveckling av det egna arbetet, säger Tuula Laukkarinen, CFO, JCDecaux Finland.

Hon fortsätter:

– Med Palettes modul för avtalshantering matchas återkommande fakturor automatiskt och vi behöver inte hantera dem separat längre. Tack vare Palette har vi nu full överblick i realtid och kontroll över inköp, fakturor och kontrakt.

Smidig implementation

Kirsi Suojoki, revisor och en av huvudanvändarna av lösningen, berättar:
– Testperioden var mycket intressant och större delen av vår ekonomipersonal deltog i den. Det spreds snabbt bland personalen hur användarvänlig och flexibel Palettes lösning är och det blev kö till de första utbildningstillfällena. Utrullning gick smidigt enligt plan och vi kunde starta nästa budgetår med den nya Palette-lösningen som planerat.

Enkelt att jobba även i mobilen

Tack vare att Palette är webbaserat kan man logga in i systemet var man än befinner sig, på bussen, på hotellet eller på flyget. Eftersom de anställda hos JCDecaux ofta är på resande fot, är det viktigt att ha en pålitlig mobil lösning. Nu kan de anställda snabbt och enkelt godkänna inkommande fakturor på distans. Detta hjälper hela organisationen, då hanteringen av fakturor går smidigt och det inte längre finns några hinder i processen.