Bravedo förbättrar arbetsprocesserna med Palette

Bravedo är ett finskt företag med verksamhet inom HR, rekrytering och konsultförmedling. Företagsgruppen har verksamhet i nio länder, bland dem Finland, Sverige, Norge, Danmark, Estland, Ryssland, Polen, Spanien och Belgien.

Bravedo-koncernen omsätter ca 245 miljoner euro, har 5000 anställda och består av 64 juridiska enheter. Bolagen utvecklar skräddarsydda innovativa lösningar som hjälper kunderna att växa och utvecklas.

De gångna åren har företagsgruppen växt kraftigt och tillväxten fortsätter. Så gör även volymen av leverantörsfakturor, som låg på 80000 per år, men med en prognos att öka till 240 000 per år.

Den starka tillväxten inom koncernen har ställt höga krav på automatisering inom ekonomifunktionen. En utmaning har varit att få alla dotterbolag att arbeta i samma system och på samma sätt.

För hantering av leverantörsfakturor hade man en äldre, omodern lösning som inte längre mötte de krav som ställdes. Bravedo började därför leta efter ett nytt system för elektronisk fakturahantering – ett system som hade mer avancerad funktionalitet och högre flexibilitet.

Kundinformation

Kund:  Bravedo

Bransch:  Rekrytering och konsultverksamhet

Område:  Finland

Affärssystem:  Microsoft Dynamics NAV

Fakturor/år:  80 000

Anställda:  5 000

Automatisering:  Fakturahantering med digitalt attestflöde

Bravedo implementerade Palettes lösning i samband med byte av affärssystemet

Uppdatering av affärssystem och tillhörande stödsystem

Pasi Vilhunen, CFO på Bravedo, ger en bakgrund till varför valet föll på Palette för elektronisk fakturahantering.

Ekonomifunktionen var centraliserad och systembytet skulle implementeras samtidigt för alla bolag inom koncernen. Leverantörsreskontra och andra delar av ekonomifunktionen var involverade i planeringen av systembytet.

Företaget ville fokusera på de viktigaste delarna i automatiseringsarbetet. Alla bolag använder idag Palettes system för elektronisk fakturahantering tillsammans med modulen för avtalshantering, som automatiserar matchningen av periodiska fakturor mot avtal.

Nu är arbetsprocesserna transparanta och alla använder samma verktyg. Den genomsnittliga hanteringstiden för en faktura har minskat från 16 till 4 dagar.

Med hjälp av Palettes system är det enkelt att upptäcka flaskhalsar i processen, fördela arbetsbördan mellan medarbetare och styra verksamheten mot ytterligare ökad effektivitet. Det är enkelt att övervaka arbetsbördan ner på personnivå och rapporter till företagsledningen går snabbt att ta fram.

– Vi behövde ett system som bidrar till bättre överblick över våra finansiella processer. Tidigare låg vi alltid efter med arbetsuppgifterna, men nu hinner vi med och kan snabbt vidta åtgärder vid potentiella flaskhalsar.

Pasi Vilhunen, CFO på Bravedo

Bravedo använder funktione rapportering i realtid i Palettes system

Rapportering i realtid

– Vi var ute efter att kunna ta ut rapporter i realtid, för att ytterligare kunna öka effektiviteten.

Nu kan vi optimera våra finansiella processer och förbättra kvaliteten i arbetet. Vi får tid över till andra arbetsuppgifter och företaget har gjort enorma besparingar. ROIn för systemet är tydlig: under de kommande fem åren kommer vi spara enorma summor.

Bravedo använder också Palette i mobilen, vilket gör att fakturor kan attesteras var som helst och när som helst.

– Automatiseringen gör att vi kan koncentrerar oss på kärnverksamheten. Vi strävar efter innovation och gör snabba förändringar vid behov. Vi förväntar oss att våra leverantörer arbetar på samma sätt. Samarbetet med vår systemleverantör Palette Software har varit bra och vi uppskattar deras förmåga att snabbt möta de behov vi har.

Pasi Vilhunen, CFO på Bravedo

Ladda ner hela kundcaset och läs mer om Bravedo

Ladda ner kundcaset – helt kostnadsfritt. Artikeln är på engelska.

Är du redo att ta nästa nästa steg?

Berätta för oss vilka utmaningar ni har