Clas Ohlson automatiserar med Palette

Ett av Sveriges mest kända detaljhandelsföretag, Clas Ohlson, finns representerat med cirka 200 fysiska butiker i Sverige, Finland, Norge, Tyskland och England. Företaget har en imponerande tillväxttakt drivet av bland annat ökad e-handel.

Clas Ohlson kämpade med allt fler fakturor och manuell matchning mellan inköp, inleverans och faktura under flera år. I samband med byte av ekonomisystem såg de möjligheten att implementera en elektronisk fakturahanteringslösning med automatisk matchning.

Valet föll på Palette som komplement till Microsoft AX vilket innebar startskottet för en automatiseringsresa.

Kundinformation

Kund:  Clas Ohlson

Bransch:  Detaljhandeln

Område:  Sverige, Norge, Finland, Tyskland och England

Affärssystem:  Microsoft Dynamics AX

Fakturor/år:  100000

Anställda:  5000

Automatisering:  Fakturahantering

Automatiseringen med Palette innebär en bra tidsvinst för Clas Ohlson

Automatiseringen innebär en bra tidsvinst

När det 30 år gamla ekonomisystemet byttes ut förbättrades en del, dock saknades fortfarande bra funktionalitet för fakturahantering. Clas Ohlson sökte efter en riktigt bra fakturahanteringslösning med möjlighet att automatisera fler processer vartefter på samma plattform. Efter ett noggrant utvärderingsarbete föll valet på Palette.

– Automatiseringen med Palette innebär en bra tidsvinst för oss och i integrationen med AX vet vi med säkerhet att allt blir helt rätt hela vägen, säger Jan Skarner, Head of Business Navigation på Clas Ohlson.

Stegvis utrullning för bästa möjliga resultat
Under 2016 började Clas Ohlson med en småskalig utrullning av Palette i England. Lärdomar kunde appliceras för ännu smidigare implementering när Norge, Finland och Tyskland följde under 2017. Den största och mest omfattande delen gjordes i maj 2018 när Clas Ohlson kopplade på även det svenska bolaget.

– Vi inledde projektet och planerande tillsammans med Palettes personal de första två månaderna innan vi gick live i England. Resten har vi kunnat sköta på egen hand eftersom systemet är så pass lättförståeligt och användarvänligt, säger Jan Skarner.

– Palette är ett otroligt enkelt och användarvänligt system, både att arbeta i och att drifta. Man blir ”superuser” på nolltid. 

Jan Skarner, Head of Business Navigation på Clas Ohlson

Lyckad 3-vägsintegration mellan Palette, inköps- och ekonomisystem

Clas Ohlson använder Microsoft AX för köp av de produkter som har direkt koppling till verksamheten. Till det här systemet har det gjorts en integration som inkluderar Palette för att skicka och ta emot data mellan systemen. En av de största fördelarna med hela den här resan är enligt Jan Skarner det vattentäta flödet mellan systemen.

– För inköpsfakturorna har vi fått till en integrationslösning som är helt fenomenal, där det idag är omöjligt att betala till fel leverantör eller fel belopp. Det blev mycket, mycket bättre än vad vi hade kunnat tänka oss, säger Jan Skarner.

Clas Ohlson har automatiserat sin fakturahantering med Palette

Ytterligare effektivisering genom matchning av avtal och indirekta inköp

Under våren 2019 planerar Clas Ohlson att utöka sin Palette-funktionalitet genom att börja systematisera processen även för interna inköp.

-Den största vinsten vi vet att vi kommer att uppnå är att även dessa flöden blir automatiserade, vilket ger bättre struktur och ordning och reda bland de indirekta inköpen och avtalen. Vår högsta prioritet är bättre kontroll, att vi dessutom kommer kunna matcha avtal och inköp med varandra kommer att bli som ”grädden på moset”, säger Jan Skarner.

– Vår högsta prioritet är bättre kontroll, att vi dessutom kommer kunna matcha avtal och inköp med varandra kommer att bli som ”grädden på moset”.

Jan Skarner, Head of Business Navigation på Clas Ohlson

Ladda ner hela kundcaset

Ladda ner och läs kundcaset som PDF. Det är helt kostnadsfritt!

Är du redo för att ta nästa steg?

Berätta för oss vilka utmaningar ni har