Tacala väljer Palette för elektronisk fakturahantering

Tacala behövde ett EFH-system för sina 300+ serviceställen som är spridda över sex olika delstater i sydöstra USA.

Tacala är en ledande franchisetagare av YUM! Brands och den största franchisetagaren för restaurangkedjan Taco Bell i USA. Företaget har restauranger i Alabama och ytterligare fem delstater. Några av restaurangerna erbjuder flera av YUM!-koncepten, inklusive KFC och Pizza Hut.

Tacala behövde en lösning för effektiv hantering av periodiska fakturor för samtliga 300+ serviceställen och ett systemstöd för hantering av HR-dokument.

Tacala looo

Kundinformation

Kund:  Tacala

Bransch:  Franchisetagare inom restaurang

Område:  USA

Affärssystem:  Microsoft Dynamics GP

Fakturor/år:  25 000

Användare:  70

Automatisering:  Fakturahantering, avtalshantering och dokumenthantering

Perryman valde Palette för att automatisera hanteringen av leverantörsfakturor

Utmaningen för Tacala

Företagets grundare, Dick Reese och Don Ghareeb, öppnade sin första Taco Bell-restaurang 1989 i Columbiana, Alabama. Antalet Taco Bell-restauranger har tredubblats de gångna 30 åren och Tacala har idag fler än 300 serviceställen i Texas och sydöstra USA.

Snabb tillväxt kräver effektiva processer

2012 tog man in kapital från Altamont Capital Partners, vilket har möjliggjort en enorm tillväxt under de senaste åtta åren. Den snabba tillväxten skapade ett behov av att effektivisera hanteringen av företagets leverantörsfakturor.

Innan Palette implementerades var fakturaprocessen helt manuell och pappersbaserad. Det fanns en stor mängd periodiska fakturor som anlände till de över 300 olika serviceställena. Administrationen, som skedde lokalt, var tidskrävande och det manuella arbetet ledde till många misstag och fel. Varje serviceställe ansvarar för sina lokala tjänsteavtal med en lång rad leverantörer. Därför letade man efter ett system som kunde automatisera hanteringen av både avtal och de periodiska fakturorna.

Elektronisk fakturahantering

Tacalas leverantörsfakturor scannas och tolkas idag med hjälp en extern tjänst, där 98% av fakturorna digitaliseras helt automatiskt utan fel eller avvikelser. De digitala fakturorna läses sedan in i Palette, där de direkt blir synliga i fakturaloggen.

Periodiska fakturor

Med över 300 serviceställen behövde Tacala ett system som kunde automatisera hanteringen av alla de periodiska fakturorna för hyra, underhåll och andra operativa tjänster. Med Palettes modul för avtalshantering fick Tacala ett system för lagring och digitalisering av avtalen, som gör det möjligt att automatiskt matcha återkommande fakturor mot avtalsvillkor och priser.

Digitalt attestflöde

Palette erbjuder också ett automatiserat attestflöde, där fakturor som saknar underliggande avtal eller inköpsorder, skickas ut för attest enligt förutbestämda attestregler. Som attestant kan man sedan granska och godkänna fakturorna direkt i ett mail – utan att behöva logga in i systemet.

Systemet kan konfigureras så att fakturor som överstiger en viss summa automatiskt sänds vidare till en person med högre attesträtt, t.ex. närmaste chef.

Perryman automatiserar skanning, tolkning och matchning av fakturor

– Nu när alla periodiska fakturor från våra över 300 serviceställen matchas automatiskt mot avtal i Palette, har arbetsbelastningen inom leverantörsreskontra minskat rejält och våra processer är mycket mer effektiva.
Carrie Self, CPA (Certified Public Accountant) – Tacala

Perryman valde Palette för att automatisera hanteringen av leverantörsfakturor

Arkivering och revision

Tacala behövde också ett digitalt arkiv där fakturorna förblir sökbara efter betalning och bokföring. Det skulle underlätta vid både intern rapportering och extern revision.

Det visade sig att tillgången till ett digitalt fakturaarkiv skulle bidra till stora tidsvinster för verksamheten. Så snart en faktura blivit betald i affärssystemet, förs betalningsdata tillbaka till Palette via en systemintegration.

Med all denna information i Palette, blev den interna och externa revisionen mycket enklare och snabbare. En faktura som behöver granskas i efterhand söks upp i ett klick – och alla företagets fakturor är nu samlade på ett och samma ställe.

The Perryman Company i USA automatiserar sina finansiella processer med Palette

Ladda ner hela kundcaset

Ladda ner och läs hela kundcaset på engelska.

Är du redo för att ta nästa steg?

Berätta för oss vilka utmaningar ni har