E-faktura höjer kvaliteten och spar tid

E-faktura/digital faktura är det mest effektiva sättet att ta emot och överföra fakturainformation till Palette. Med digital fakturering blir fakturorna direkt tillgängliga och behöver varken scannas eller tolkas. Den interna kontrollen ökar i samma takt som kostnaderna minskar med en digital faktura.

E-faktura – så går det till

Med Pageros tjänst för digital fakturering kan du uppnå ett 100% digitalt flöde av leverantörsfakturor direkt till Palette. Elektroniska fakturor skickas i önskat format och de leverantörer som inte kan hantera en elektronisk faktura skickar PDF- eller pappersfakturor som därefter omvandlas till elektronisk data och levereras till Palette.

Genom att ansluta dig till Pagero får du tillgång till ett effektivt system för digital fakturering och ett nätverk med 2,5 miljoner företag världen över. Pagero har samtrafikavtal med en stor mängd andra operatörer på marknaden och är en godkänd accesspunkt i alla de länder där PEPPOL har införts.

Fördelar med en digital faktura

Med Palettes e-fakturaautomatisering minimerar du manuellt arbete, i synnerhet om du vill fånga information om artiklar på radnivå. Inläsningsfel elimineras helt med en elektronisk faktura och ingen verifiering av uppgifter behövs. En digital faktura kommer fram snabbare och för dig som har utländska leverantörer gör det stor skillnad. Såväl spårbarheten som säkerheten ökar med e-faktura, och du minimerar negativ miljöpåverkan.

Fem huvudfunktioner med e-fakturor:

  • Automatisk konvertering till och från alla format
  • Tjänster som uppfyller lokala regler för arkivering och momshantering etc.
  • Säker kommunikation via krypterat nätverk
  • Hanterar priskatalog, order, orderbekräftelse, leveransavisering, faktura och påminnelse
  • Transaktionshistorik 90 dagar

Varför använda Palette?

Med e-faktura automatisering transporteras fakturor snabbare och blir på så sätt tillgängliga för vidare hantering snabbare än pappersfakturor.

Det finns egentligen ingen begränsning i den mängd data du kan erhålla från en e-faktura vilket möjliggör matchning av order mot faktura på detaljnivå.

Till skillnad från pappersfakturor är e-fakturor spårbara och möjliga att kryptera.

Med Pagero kan du både ta emot och skicka e-faktura oavsett var i världen din verksamhet bedrivs.

Fakturahantering som molntjänst

Fler alternativ än elektronisk faktura

Även om en digital faktura är det mest effektiva sättet att läsa in fakturainformation så finns det fortfarande företag som använder sig av fysiska fakturor. Det innebär att du även om du främst arbetar med e-fakturor, så behöver du fortfarande ett system för att kunna scanna och tolka fysiska fakturor. Vi rekommenderar ReadSofts lösningar för scanning och tolkning av fakturor, antingen ReadSoft Online (molnlösning) eller ReadSoft Invoices (installerad hos dig). Andra väljer att köpa tjänsten av en scanningsbyrå. Kontakta oss så berättar vi mer om de byråer vi rekommenderar och vilka för- och nackdelar som finns med tjänsten, eller läs mer om e-faktura och elektronisk fakturahantering.

Förenkla hanteringen av kontrakt och avtal. Matcha periodiska fakturor mot avtal och få automatiska påminnelser inför kontraktsförnyelse.

Effektivisera inköpsprocessen genom att handla rätt vara, från rätt leverantör till rätt pris. Få kontroll över de indirekta kostnaderna.

Med automatisk ordermatchning tar vi hanteringen av dina leverantörsfakturor till nästa nivå.

Få en sammanhållen bild av status, flöden och värdefulla nyckeltal. Identifiera flaskhalsar i organisationen och se möjligheter till ökad kostnadseffektivitet.

E-faktura automatisering

E-fakturahanteringen är kärnan i vår lösning och den utgör grunden för att kunna effektivisera hela processen från inköp till betalning. Det är ofta fakturahanteringen som företag väljer att automatisera först, oftast med mycket goda resultat. En optimal process uppnås genom att automatisera processerna inom hanteringen av digitala fakturor inklusive scanning, attestering och matchning mot inkommande fakturor och kontrakt. För att minimera tidsåtgången för hanteringen av en digital faktura genereras ett automatiskt fakturaflöde.

Enkel avvikelsehantering med elektronisk faktura

Med ett automatisk flöde för attestering av digitala inköpsordrar och beställningar som matchas mot inkommande fakturor och kontrakt är det endast avvikelserna som behöver hanteras. För att underlätta arbetet med avvikelsehantering, kategoriseras alla avvikelser i attestflödet efter olika typer som färgkodas som ger dig en snabb och tydlig överblick. Genom att arbeta aktivt med matchningsstatistiken kan du sedan bearbeta de leverantörer som har många avvikelser för att förbättra automatiseringen för avvikelsehanteringen vid attesteringen av en digital faktura. Avvikelsetolerans för hur mycket en faktura får skilja sig mot en order kan sättas på huvud- eller radnivå. Det går att sätta avvikelsetolerans i procent eller exakt belopp. Olika parametrar kan tillämpas för olika bolag och leverantörer beroende på behov och attestflöde.

En e-faktura är en faktura som skickas i ett elektroniskt format. Den allra enklaste formen av e-faktura är en PDF-faktura som skickas via e-post. Men när man idag pratar om e-faktura avser man som regel helt digitaliserade fakturor som skickas i ett elektroniskt format, t.ex. XML eller EDI. I många länder är det numera lag på att man som leverantör skall skicka e-faktura. I Sverige gäller sedan 1 april 2019 att alla inköp inom offentlig sektor ska faktureras med e-faktura. Läs mer om detta lagkrav på vår blogg. Även många företag inom privat sektor föredrar idag att ta emot e-faktura framför PDF- eller pappersformat.

Elektronisk faktura, eller e-faktura, är en digital faktura som tas emot elektroniskt av en dator, IT-system eller mobil, i motsats till en pappersfaktura som skickas i ett kuvert per post. Det finns olika elektroniska format för e-faktura och olika nätverk för att skicka dem. I Sverige och övriga EU används ofta PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online). PEPPOL är ett ramverk med tekniska specifikationer som möjliggör för organisationer att på ett enkelt sätt skicka elektroniska affärsdokument, t.ex. e-fakturor, mellan olika system.

Företag som vill skicka och ta emot e-faktura behöver köpa tjänsten från en IT- eller mjukvaruleverantör. Många aktörer erbjuder e-fakturering som en integrerad lösning till företagets affärssystem. Vi rekommenderar Pagero för att skicka e-faktura och vi använder oss av deras e-fakturatjänst för att ta emot elektroniska leverantörsfakturor direkt i Palette.

Företag som vill skicka och ta emot e-faktura behöver köpa tjänsten från en IT- eller mjukvaruleverantör. Många aktörer erbjuder e-fakturering som en integrerad lösning till företagets affärssystem eller reskontrasystem. Därför är det svårt att uppge en kostnad för denna tjänst. Vi rekommenderar Pagero för att skicka e-faktura och vi använder oss av deras e-fakturatjänst för att ta emot elektroniska leverantörsfakturor direkt i Palettes fakturahanteringslösning.

E-fakturan behandlas precis som övriga leverantörsfakturor och det är som regel förfallodatum som bestämmer när den betalas.

Digital faktura är en synonym till e-faktura eller elektronisk faktura. Det vill säga en faktura som skickas i ett elektroniskt format.

Är du redo för nästa steg?

Berätta för oss vilka utmaningar ni har