Elektronisk fakturahantering med Palette

Framtidens fakturahantering är här! Automatisera leverantörsfakturorna med Palette, så får du bättre kontroll, snabbare flöden och minskad manuell hantering. Här beskriver vi hur en modern lösning för elektronisk fakturahantering (EFH) fungerar och vilka effektivitetsvinster den ger.

Enklare att ta emot fakturor med elektronisk fakturahantering

För att få in fakturan i flödet kan du välja mellan tre alternativ:

Du ber dina leverantörer skicka både pappers- och PDF-fakturor till en ny fakturadress som du får från oss. Vi postöppnar, scannar, tolkar och ser till att du får in fakturan i systemet för elektronisk fakturahantering, där du sedan konterar och attesterar fakturan.

Pappersfakturor scannar du själv medan mailade PDF-fakturor går direkt vidare till tolkning. Informationen på fakturorna tolkas automatiskt och skickas över till Palette. Be dina leverantörer maila PDF-fakturor direkt till en e-postadress och slipp all post- och pappershantering.

Som komplement till ovanstående kan du också ta emot EDI-fakturor. Vi samarbetar med Pagero där du ser vilka leverantörer som kan skicka EDI-fakturor och kan automatiskt ställa om från pappersfaktura till e-faktura.

Fakturorna hanteras i Palette

Med inbyggd logik matchar Palette information på fakturan (tex referens) mot dina attestvägar så att fakturorna per automatik går iväg till rätt person och snabbt och enkelt attesteras och godkänns av rätt personer i din organisation. För att underlätta ytterligare kan du sätta regler för automatisk kontering. Allra smidigast är de fakturor som kan matchas mot en inköpsorder, rekvisition eller kontrakt och inte behöver attesteras utan går direkt till betalning.

Attestanten loggar in i Palettes fakturasystem från sin dator, smartphone eller surfplatta för att attestera och i de fall det behövs kontera fakturan. Här matchas fakturan mot rätt leverantör, konteras och attesteras. Fakturasystemet anpassas till er attestrutin och fakturan går att dela upp på flera konteringsrader och kan skickas till olika personer. Rätt personer får på så sätt åtkomst till att attestera online via vår molnbaserade fakturahantering, via sin webbläsare eller mobil var de än befinner sig.

En stor del av konteringsarbetet går att automatisera. Vi kan läsa av informationen på din faktura och presentera förslag på konteringar som ni sedan godkänner eller ändrar på – om det behövs.

Det är enkelt att följa status på fakturorna och att få ut olika typer av rapporter. Eftersom alla fakturor sparas digitalt är de också sökbara i systemet.

Integration till ditt ekonomisystem

Palettes fakturahanteringsystem är helt integrerat mot ditt befintliga ekonomisystem, vilket innebär att allt du gör i Palette automatiskt överförs till ekonomisystemet utan manuell handpåläggning.

Vi hämtar också automatiskt inställningar från ekonomisystemet för de register som behövs för att kunna bokföra en faktura, som t.ex. leverantörsregister, kontoplan och valutor.

Fakturan betalas från ekonomisystemet

När fakturan sedan är konterad och klar i Palette så förs den över till ekonomisystemet för betalning.

Fakturahantering steg för steg

Fakturahantering steg för steg kan sammanfattas genom tre moment:

Inläsning av fakturainformation

Informationen på fakturan tolkas och läses in automatiskt oavsett om det är en pappersfaktura eller e-faktura.

Attest och kontering

Attestera förkonterade fakturor på valfri enhet enligt uppsatt attestflöde. Fakturor som matchats mot rekvisition eller inköpsorder går automatiskt vidare till betalning.

Integration till ekonomisystemet

Faktura och leverantör kontrolleras mot register i ekonomisystemet och går automatiskt till betalning efter slutattest

Automatiserad EFH har många fördelar

När man inför ett digitalt system för elektronisk fakturahantering sjunker hanteringstiden samtidigt som kontrollen över hela processen ökar. Risken att fakturor kommer bort minimeras och hela flödet från mottagande, via kontering och attest, till betalning går betydligt snabbare. Försenade betalningar och påminnelseavgifter blir ett minne blott. Alla fakturor är enkelt sökbara och du kan alltid se exakt var inom organisationen de befinner sig och vilken status de har.

Användarvänligt system

Det går snabbt att komma igång och arbeta i vår lösning för leverantörsfakturahantering. Användargränssnittet är intuitivt och det är enkelt att förstå hur man ska göra för att kontera och godkänna en faktura. Detta är extra viktigt eftersom många olika funktioner och roller inom företaget kommer att använda vårt EFH-system. I Palette kan du logga in var du än befinner dig – från dator, surfplatta eller mobil. Att kunna granska och attestera fakturor direkt i mobilen är så klart en stor fördel som uppskattas av många.

Varför använda Palettes fakturasystem?

Bättre tillgänglighet

Med vår lösning får du enkel åtkomst på och utanför kontoret. Attestera dina fakturor på datorn, surfplattan eller i mobilen.

Effektivare processer

Ett modernt och effektivt system för automatiserad fakturahantering från leverantörer sänker kostnaderna och skapar mer tid till annat i er organisation.

Större kontroll

Omedelbar kontroll över alla fakturor oavsett status ger dig god överblick, snabbare attestflöde och smidiga månadsavstämningar.

Våra kundreferenser

Clas Ohlson automatiserar med Palette
One of Sweden’s best-known retailers, Clas Ohlson, operates around 200 physical stores in Sweden, Finland, Norway, Germany, and England.
Coor Service Management kundreferens
Facility management-leverantören Coor brottades under många år med en omständlig fakturahantering. När företaget bestämde sig för att ersätta sitt fakturahanteringssystem med en komplett purchase-to-pay-lösning föll valet på Palette.
PEAB Fastighetsutveckling valde Palette
Peab Fastighetsutveckling, ett av Peab-koncernens affärsområden, hade sedan flera år ett fakturahanteringssystem, men trots det så hanterades flera processer manuellt.

Är du redo för nästa steg?

Berätta för oss vilka utmaningar ni har