Fördelar och kostnad för elektronisk hantering av leverantörsfakturor

Om hanteringen av leverantörsfakturor fortfarande görs manuellt, finns en stor potential till framtida kostnadsbesparingar.

Hantera leverantörsfakturor elektroniskt

Manuella processer för hantering av leverantörsfakturor är som regel ineffektiva, i synnerhet om företagets alla leverantörsfakturor kommer in på olika sätt och i olika kanaler. Att därefter hantera och få attest på fakturor, inköpsordrar och personalens utlägg är resurskrävande och ger en långsam process.

Att manuellt stansa in fakturainformation ökar risken för fel i de data som ligger till grund för den ekonomiska rapporteringen. Att begära in attest från rätt person är tidskrävande och kan ge upphov till försenade betalningar.

Detta är inte bara ett problem för ekonomiavdelningen, utan även för inköpsavdelningen som kan få problem med relationen till leverantörerna. Den kund som ofta betalar för sent riskerar att mista eventuella rabatter och vid mycket sena betalningar kan extra påminnelse- och inkassoavgift tillkomma.

Det finns en lösning på problemet

Ett centraliserat digitalt system som tar emot alla inkommande fakturor är första steget i effektiviseringsarbetet.

I stället för att manuellt registrera data från leverantörsfakturorna i ett exceldokument eller direkt i ekonomisystemet, tar den digitala fakturahanteringslösningen hand om detta arbete. Fakturorna skannas och tolkas sedan automatiskt av systemet.

Med dagens moderna teknik finns en lösning på problemet!

Digitalt arkiv för leverantörsfakturor

När fakturorna väl finns i systemet, fungerar detta också som ett attestflöde och ett digitalt arkiv – vilket gör att du slipper hanteringen av pappersfakturor och arkivering.

Leverantörsfakturorna skickas ut i ett förutbestämt attestflöde där både anställda och chefer får möjlighet att granska och attestera fakturorna digitalt – i ett mail eller i mobilen.

När fakturan är godkänd för betalning förs information över till ekonomisystemet för betalning. Med en integration mellan fakturahanteringslösningen och ekonomisystemet, kan hela flödet från inköp till betalning automatiseras.

Hantera leverantörsfakturor i molnet

Att implementera en modern lösning för hantering av leverantörsfakturor är inte speciellt tidskrävande och med ett flexibelt system är det möjligt att även automatisera komplexa attestflöden. Om du väljer elektronisk fakturahantering i molnet, krävs dessutom minimalt med interna IT-resurser när lösningen skall implementeras.

För organisationer som vill öka produktiviteten och sänka hanteringskostnaden för sina leverantörsfakturor, så är elektronisk fakturahantering vägen framåt. En digital lösning ger också andra fördelar såsom bättre kontroll och sökbarhet bland fakturor under hela processen. Att inte ta steget över till automatiserad fakturahantering kan på sikt bromsa tillväxten och påverka vinstmarginalen negativt.

Läs gärna mer på vår blogg: Skapa mer tid med elektronisk fakturahantering (EFH) eller boka en demo så berättar någon av våra produktspecialister mer om vår lösning.

Är du redo för nästa steg?

Berätta för oss om era utmaningar.