Kontera faktura – Automatisk kontering med Palette

Automatisera processen att kontera faktura med Palettes elektroniska fakturahantering för snabbare flöden, bättre kontroll och minskad manuell hantering med färre misstag vid hantering av leverantörsfakturor och genom hela bokföringsprocessen.

Automatisk kontering av fakturor

Vid kontering av fakturor utgår du från tillgänglig verifikation när du anger belopp, datum för händelsen och vilket konto som ska användas. Även debet och kredit för händelsen ska anges.

När ankomstregistreringen av all fakturadata (fakturadatum, belopp, moms och fakturanummer) är klar återstår kontering av fakturan. Val av konto kan bero på vilken typ av vara eller tjänst som avses eller användningsområde, men kan också definieras av andra dimensioner.

Automatisk kontering innebär att systemet där fakturan hanteras gör ett förslag på kontering enligt specifika dimensioner, t.ex. leverantör eller fakturareferens. På så sätt slipper man manuellt välja konto för att kontera en faktura och attestanten behöver endast granska och godkänna fakturan.

Att kontera en leverantörsfaktura automatiskt sparar mycket tid och ger en ökad kvalitet i konteringsarbetet, vilket i slutänden innebär färre fel och en mer korrekt bokföring.

Kontera faktura automatiskt och spar massor med tid
Med vårt system för fakturahantering blir det möjligt att kontera faktura automatiskt

Vår automatiska fakturakontering

Vårt system för automatiserad fakturahantering börjar med att digitalisera (vid behov) och tolka fakturainformationen. När systemet läst av vilken leverantör, referens eller projekt det gäller erhåller fakturan ett automatiskt förslag på kontering. Förslaget kan vara fördelat på en eller flera konteringsrader. Om fakturan som ska konteras innehåller moms kommer även en momskontering att föreslås.

När nya leverantörer läggs upp i systemet knyts dessa till en konteringsmall. Leverantör är ofta en betydelsefull dimension för att kunna generera kvalitativa förslag på att kontera en leverantörsfaktura. Andra dimensioner som kan användas för att skapa automatiska konteringsförslag är t.ex. kostnadsställe eller projekt.

Fakturor ärver kontering från order och avtal

Fakturor som matchas mot inköpsorder eller avtal ärver kontering och andra dimensioner från underliggande order eller avtal.

Om ordern eller avtalet redan godkänts av behörig person i ett tidigare skede, behövs ingen ytterligare attest, utan fakturan kan då skickas för betalning helt utan manuell handpåläggning.

Alla konterade och slutgodkända fakturor förs över till affärssystemet för betalning och bokföring via en sömlös integration.

Vid automatisk fakturakontering kan fakturan ärva kontering från order eller avtal

Fördelar med Palettes automatiska kontering

Att kontera faktura automatiskt har många fördelar

Förbättrad kvalitet i bokföringen

När hela processen för att kontera fakturor automatiseras blir det enklare att göra rätt. Den enskilde medarbetaren behöver sällan lägga tid på att hitta rätt konto och det blir färre manuella fel i bokföringen.

Spara tid för hela organisationen

Med rätt system för att kontera faktura blir hela attestflödet både snabbare och enklare. Administrationen minskar för såväl attestanter som för medarbetarna på ekonomiavdelningen.

Vad är kontering?

Att kontera innebär att en affärshändelse bokförs och man noterar vad som hänt i företaget. Alla företag har en uppsjö olika typer av kostnader och intäkter. När man konterar något för man in intäkter och kostnader på olika konton i syfte att enklare kunna skapa rapporter för verksamhetsresultatet. Enligt Bokföringslagen måste samtliga transaktioner/affärshändelser ett företag utfört konteras, inklusive försäljning och utförda jobb.

Men innan du kan börja kontera behöver du bestämma vilka bokföringskonton som ska användas. Med andra ord, du måste bestämma var du vill att dina verifikationer (kvitton, fakturor, etc.) ska dokumenteras. Det är dina bokföringskonton som visar i konteringen varifrån pengarna kommit ifrån, och vart de i slutändan hamnat.

Med vårt system kan du kontera faktura helt autoatiskt
Automatisk kontering ger bättre kvalitet på bokföringen

Hur många bokföringskonton behövs för att kontera en leverantörsfaktura?

I de flesta fall används tre bokföringskonton vid kontering för den vara som köps eller säljs:

  • Bokföringskonto
  • Momskonto
  • Underkonto

Om det är en momsfri transaktion används enbart bokföringskontot och underkontot.

För att särskilja mellan inkomster och utgifter rekommenderas att numrera de olika kontona för kontering. Beroende på storlek och typ av din verksamhet kan den ideala grundkontoplanen för att kontera en leverantörsfaktura se annorlunda ut. Gemensamt är dock att grundkontoplanen är uppdelad i olika kategorier för att göra det möjligt att skilja på olika varor som säljs. I många fall är det av intresse att kunna se exakt vilken mängd som sålts av en specifik vara. Med ett underkonto där enbart en vara bokförs blir det enklare att följa utvecklingen för den specifika varan.

Kontering innebär att bokföra en affärshändelse och notera vad som hänt i företaget. När man konterar något för man in intäkter och kostnader på olika konton för att enklare kunna framställa rapporter för verksamhetsresultatet.

Att kontera innebär att en affärshändelse bokförs och man noterar vad som hänt i företaget. Alla företag har en uppsjö olika typer av kostnader och intäkter. Kontering av en leverantörsfaktura innebär att man registrerar kostnaden på olika konton för att enklare kunna skapa rapporter för verksamhetsresultatet. Enligt Bokföringslagen måste samtliga transaktioner/affärshändelser ett företag utfört konteras. Idag görs konteringen digitalt inom de allra flesta verksamheter. Det innebär att leverantörsfakturan registrera i affärssystemet och tillförs korrekt konto och momssats.

Att kontera innebär att en affärshändelse bokförs och man noterar vad som hänt i företaget. Alla företag har en uppsjö olika typer av kostnader och intäkter. En kontering innebär att man registrerar en intäkt eller kostnad på olika konton för att enklare kunna skapa rapporter för verksamhetsresultatet. Enligt Bokföringslagen måste samtliga transaktioner/affärshändelser ett företag utfört konteras. Idag görs konteringen digitalt inom de allra flesta verksamheter. Det innebär att leverantörsfakturan registrera i affärssystemet och tillförs korrekt konto och momssats.

Utökad kontering är en term som används i samband med bokföring av personalkostnader. Utökad kontering kan t.ex. användas för att särskilja kostnader för kollektivanställda respektive tjänstemän.

Med förkontering menas att leverantörsfakturorna kommer med ett automatiserat konteringsförslag. Vissa leverantörer erbjuder sina företagskunder förkonterade fakturor, där varje artikel kommer med ett förutbestämt konto utskrivet på fakturan. Det finns också system för fakturahantering, där systemet automatiskt förkonterar fakturor baserat på olika parametrar, t.ex. leverantör, referens eller underliggande order. Fördelen med förkontering är att processen blir snabbare (automatiserad) och att fel i konteringen minimeras.

Är du redo för nästa steg?

Berätta för oss om era utmaningar.