Låt din fakturahantering bli enklare och mer effektiv. Med automatisk fakturamatchning försvinner många manuella steg i Purchase-To-Pay-processen samtidigt som kontrollen ökar.
Varför lägga ner tid och pengar på att hantera leverantörsfakturor manuellt när hela processen kan automatiseras med vår ordermatchning? Om en faktura matchar mot en inköpsorder ärver den kontering och attest från ordern och kan gå direkt till betalning utan manuell hantering. Med enkla regler styrs vad som ska hända med de fakturor som inte matchar och vilka avvikelsenivåer som kan accepteras inom er fakturamatchning.
Matchning mellan inkommande fakturor och inköpsorder kan ske på huvudnivå eller på radnivå för enskilda artikelrader. Matchning sker även mot ordernummer eller inleveransnummer och belopp, såväl som matchning mot kontrakt. En faktura kan innehålla poster från flera inköpsorders och en inköpsorder kan matchas mot flera olika fakturor, oavsett om de är helt eller bara delvis levererade. Principen för fakturamatchning är att så långt som möjligt automatisera processen. Du ska enbart behöva hantera avvikelserna.
“Palettes ordermatchning kopplar effektivt ihop inköpsorder mot faktura och det är enkelt att sätta upp regler för eventuella avvikelser. Den manuella handpåläggningen är minimal och mycket enkel.”
Rene Faurskov, Finance Manager på Sportmaster i Danmark
Det finns olika nivåer av inköpsordermatchning: 2-vägs- och 3-vägsmatchning. Dessa nivåer syftar till hur många dokument en faktura matchas mot:
3-vägs matchning är den vanligast använda metoden. För att möjliggöra automatiserad 3-vägs fakturamatchning säkerställer vi att master data (leverantörsbokföring, inköpsorderdetaljer och följsedel/inleverans) synkroniseras mellan ERP- och fakturahanteringssystem.
Vad innebär fakturamatchning?
Fakturamatchning avser det moment där en inkommande faktura kan kopplas till ett föregående inköp, som regel en order eller beställning. Ett vanligt begrepp inom fakturamatchning är PO-matching, vilket innebär ”Purchase Order Matching” – inköpsordermatchning på svenska. En annan vanlig matchningstyp är avtalsmatchning, vilket innebär att fakturan matchas mot ett signerat och godkänt avtal.
Bättre struktur på dina leverantörsfakturor
Automatisera fakturahanteringen maximalt genom att låta systemet matcha fakturor mot inköpsordrar eller kontrakt. Hantera endast avvikelserna och få tid över till mer kvalificerat arbete.
Spara tid och pengar för hela organisationen
Ju högre matchningsgrad – desto större tidsvinst då dessa fakturor inte behöver hanteras av din organisation utan går direkt till betalning samtidigt som du är säker på att du betalar rätt pris för det du beställt och fått levererat.
Ökad kontroll och lägre kostnader
Med vår kraftfulla inköpsordermatchning upptäcks avvikelser i pris, leverans och mot den order du lagt så att du på ett enkelt sätt kan korrigera eventuella fel!
Vissa typer av avvikelser kan hanteras automatiskt. Det går att sätta regler för hur mycket en faktura får avvika mot inköpsordern. Dessa regler kan sättas både på huvud- eller radnivå och kan anges i procent eller exakt belopp. Det går också att ange specifika regler per leverantör. Om en faktura matchas och genererar prisavvikelser, så kan kontering av avvikelsen automatiskt ske på konto avsett för detta.
Palettes inköpsordermatchning kan så klart användas mot vår inköpsmodul, men möjliggör även matchning mot inköpsorders mot ett eller flera externa inköpssystem. Systemet integreras och konfigureras efter kundens önskemål och behov. T.ex. kan Palette sättas upp för att hantera automatisk matchning, men det går även att matcha fakturor manuellt vid behov. Matchning kan göras baserat på belopp eller antal på underliggande inköpsorders.
Berätta för oss vilka utmaningar ni har
Palette Software grundades 1993 i Stockholm och har idag egna kontor i Danmark, Finland, Norge, Sverige och USA. Våra lösningar är också tillgängliga via ett växande nätverk av partners i ett 50-tal länder i Europa, Nordamerika och Australien.
