Automatisk fakturamatchning

Låt din fakturahantering bli enklare och mer effektiv. Med automatisk fakturamatchning försvinner många manuella steg i Purchase-To-Pay-processen samtidigt som kontrollen ökar.

Matchning mot inköpsorder ökar automatiseringen

Varför lägga ner tid och pengar på att hantera leverantörsfakturor manuellt när hela processen kan automatiseras med vår ordermatchning? Om en faktura matchar mot en inköpsorder ärver den kontering och attest från ordern och kan gå direkt till betalning utan manuell hantering. Med enkla regler styrs vad som ska hända med de fakturor som inte matchar och vilka avvikelsenivåer som kan accepteras inom er fakturamatchning.

Ordermatchning på huvud- eller radnivå

Matchning mellan inkommande fakturor och inköpsorder kan ske på huvudnivå eller på radnivå för enskilda artikelrader. Matchning sker även mot ordernummer eller inleveransnummer och belopp, såväl som matchning mot kontrakt. En faktura kan innehålla poster från flera inköpsorders och en inköpsorder kan matchas mot flera olika fakturor, oavsett om de är helt eller bara delvis levererade. Principen för fakturamatchning är att så långt som möjligt automatisera processen. Du ska enbart behöva hantera avvikelserna.

“Palettes ordermatchning kopplar effektivt ihop inköpsorder mot faktura och det är enkelt att sätta upp regler för eventuella avvikelser. Den manuella handpåläggningen är minimal och mycket enkel.”

Rene Faurskov, Finance Manager på Sportmaster i Danmark

De olika nivåerna av inköpsordermatchning

Det finns olika nivåer av inköpsordermatchning: 2-vägs- och 3-vägsmatchning. Dessa nivåer syftar till hur många dokument en faktura matchas mot:

  • 2-vägs matchar fakturan mot dess motsvarande inköpsorder
  • 3-vägs matchar fakturan mot dess motsvarande inköpsorder och följesedel

3-vägs matchning är den vanligast använda metoden. För att möjliggöra automatiserad 3-vägs fakturamatchning säkerställer vi att master data (leverantörsbokföring, inköpsorderdetaljer och följsedel/inleverans) synkroniseras mellan ERP- och fakturahanteringssystem.

Fem huvudfunktioner av Palettes fakturamatchning

  • Full automatisering “Touchless invoice”
  • Fördefinierade matchningsregler
  • Matchning på total- eller radnivå
  • Snabb och enkel avvikelsehantering
  • Enkel integration till befintligt inköpssystem

Effektivare fakturamatchning

Automatisera fakturahanteringen maximalt genom att låta systemet matcha fakturor mot inköpsordrar eller kontrakt. Hantera endast avvikelserna och få tid över till mer kvalificerat arbete.

Ju högre matchningsgrad – desto större tidsvinst då dessa fakturor inte behöver hanteras av din organisation utan går direkt till betalning samtidigt som du är säker på att du betalar rätt pris för det du beställt och fått levererat.

Med vår kraftfulla inköpsordermatchning upptäcks avvikelser i pris, leverans och mot den order du lagt så att du på ett enkelt sätt kan korrigera eventuella fel!

Automatisk avvikelsehantering

Vissa typer av avvikelser kan hanteras automatiskt. Det går att sätta regler för hur mycket en faktura får avvika mot inköpsordern. Dessa regler kan sättas både på huvud- eller radnivå och kan anges i procent eller exakt belopp. Det går också att ange specifika regler per leverantör. Om en faktura matchas och genererar prisavvikelser, så kan kontering av avvikelsen automatiskt ske på konto avsett för detta.

Matcha mot inköpsorder i annat system

Palettes inköpsordermatchning kan så klart användas mot vår inköpsmodul, men möjliggör även matchning mot inköpsorders mot ett eller flera externa inköpssystem. Systemet integreras och konfigureras efter kundens önskemål och behov. T.ex. kan Palette sättas upp för att hantera automatisk matchning, men det går även att matcha fakturor manuellt vid behov. Matchning kan göras baserat på belopp eller antal på underliggande inköpsorders.

Se våra kundreferenser

Clas Ohlson automatiserar med Palette
One of Sweden’s best-known retailers, Clas Ohlson, operates around 200 physical stores in Sweden, Finland, Norway, Germany, and England.
Coor Service Management kundreferens
Facility management-leverantören Coor brottades under många år med en omständlig fakturahantering. När företaget bestämde sig för att ersätta sitt fakturahanteringssystem med en komplett purchase-to-pay-lösning föll valet på Palette.
PEAB Fastighetsutveckling valde Palette
Peab Fastighetsutveckling, ett av Peab-koncernens affärsområden, hade sedan flera år ett fakturahanteringssystem, men trots det så hanterades flera processer manuellt.

Är du redo för nästa steg

Berätta för oss vilka utmaningar ni har