Skanna fakturor – offshoring eller e-faktura?

Det finns olika alternativ för att skanna fakturor. I den här artikeln berättar vi specifikt om offshoring och e-faktura. Får tips från våra kunder om bästa sättet att skanna fakturor och tolka dem.

När kan offshoring vara ett alternativ?

ReadSofts programvara är så pass bra att det manuella arbetet med att skanna fakturor hålls till ett minimum. Vi rekommenderar därför inte våra kunder att outsourca sin datafångst till låglöneländer annat än vid riktigt stora volymer och då ett shared service center redan finns på plats för andra ekonomiska processer.

Om du ser offshoring som ett alternativ för att sänka dina kostnader rekommenderar vi en lösning i samma världsdel som din huvudsakliga verksamhet. Det finns många europeiska företag som flyttat sin leverantörsreskontra (inklusive datafångst) till länder i östra Europa med framgång.

Många (framförallt stora nordamerikanska företag) har lagt sina processer i Asien men upplever kvalitetsbrister orsakade av kulturkrockar, undermålig kommunikation och tidsskillnader. Det kostar ofta mer för de inhemska resurserna att rätta fel och hantera avvikelser än vad du sparar in när du väljer låglöneländer på andra sidan jorden.

Slipp fakturaskanning genom att gå över till e-faktura

Med e-faktura försvinner de sista manuella momenten kring datafångsten och du kan få med mer information på dina fakturor. Du kan också returnera ofullständiga fakturor till leverantören för komplettering eller rättelse. Vi har ett strategiskt samarbete med Pagero som förser många av våra kunder med e-faktura världen över.

Fördelar med e-faktura:

  • Ingen postgång gör att de kommer snabbare in i dina system (extra viktigt för utländska leverantörer).
  • Minimerar fel då fakturainformationen läses istället för tolkas.
  • Du kan ställa krav på fakturainnehållet och returnera ofullständiga fakturor.
  • E-faktura är en förutsättning för enkel hantering av information på radnivå.

Läs mer om vårt erbjudande gällande e-faktura för företag

Så lyckas du med din fakturaskanning – tips från våra kunder:

  • Säkerställ att din leverantör av fakturahantering eller Purchase-to-Pay som även stödjer din lösning för fakturaskanning och har tillräcklig kompetens för det.
  • Tänk noga igenom ditt val innan du ställer om faktura-adressen, det tar tid att få alla leverantörer att ställa om och alla felaktigt skickade fakturor måste hanteras manuellt.
  • Lyssna på din leverantör av fakturahantering alt ta referenser när du ska välja scanningsbyrå.
  • Växla över till e-faktura

Få fler tips om fakturaskanning för EFH vårt blogginlägg

Vill du veta mer om automatiserad fakturahantering?

Då är du välkommen att boka en demo, så berättar vi mer. Palette Software erbjuder två olika produktlinjer för elektronisk fakturahantering, där en av dessa även automatiserar hela processen med att hantera och scanna fakturor, från inköp till betalning.

Se våra kundreferenser

Clas Ohlson automatiserar med Palette
One of Sweden’s best-known retailers, Clas Ohlson, operates around 200 physical stores in Sweden, Finland, Norway, Germany, and England.
Coor Service Management kundreferens
Facility management-leverantören Coor brottades under många år med en omständlig fakturahantering. När företaget bestämde sig för att ersätta sitt fakturahanteringssystem med en komplett purchase-to-pay-lösning föll valet på Palette.
PEAB Fastighetsutveckling valde Palette
Peab Fastighetsutveckling, ett av Peab-koncernens affärsområden, hade sedan flera år ett fakturahanteringssystem, men trots det så hanterades flera processer manuellt.

Är du redo för nästa steg?

Berätta för oss om era utmaningar.