Fakturatolkning

Det första steget vid automatisering av leverantörsfakturorna är att läsa in och tolka fakturainformationen med hjälp av ett fakturatolkningsprogram. Det kallas för datafångst och spelar stor roll för den efterföljande processen.

Olika fakturaformat

Många företag har lyckats bra och automatiserat större delen av datafångsten men för vissa är det fortfarande ett område med potential för förbättringar.

Fakturor skickas idag som pappersfaktura, mailad PDF-faktura eller i digitalt/elektroniskt format. Tack vare den tekniska utvecklingen blir det allt vanligare att merparten av leverantörsfakturorna skickas i elektroniskt format, vilket i dagligt tal benämns som e-faktura. Det finns flera olika e-fakturaformat, där EDI och XML tillhör de vanligaste.

Sedan april 2019 finns det lagkrav på att leverantörer till offentlig sektor måste skicka e-fakturor.

Det är också e-faktura som ger bäst resultat när man ser till automatisering av fakturatolkning. När fakturor tas emot elektroniskt i Palette, är automatiseringsgraden 100%. Med automatiseringsgrad menas andel fakturor som läses in och tolkas korrekt.

Komplett erbjudande för datafångst

Vi erbjuder även lösningar för automatiserad tolkning av pappers- och PDF-fakturor i samarbete med Scancloud och Readsoft. Om ni redan har en egen intern lösning för scanning och tolkning av fakturor, kan den kopplas till Palette. På så sätt erbjuder Palette en komplett uppsättning av möjligheter och alternativ för att matcha de flesta behov och situationer vad gäller datafångst.

För automatiserad tolkning av pappers- och PDF-fakturor samarbetar vi med Scancloud och Readsoft. Både Scanclouds och Readsofts lösningar (Readsoft Online & Readsoft Invoice) fungerar bra tillsammans med Palette och används med framgång av en lång rad kunder.

Extern fakturatolkning med Scancloud

Vår samarbetspartner Scanclouds fakturatolkningsprogram scannar och tolkar den data du behöver för att kunna hantera fakturorna vidare i Palette.

Scancloud mäter kontinuerligt resultaten av sin fakturatolkning. I medeltal dokumenteras avvikelser vid 1 av 1000 inlästa fakturor. Det ger en automatiseringsgrad på 99,9%, vilket är mycket högt vid jämförelse med andra aktörer på marknaden.

Systemet identifierar leverantörer som har möjlighet att skicka e-faktura för att på sikt minska flödet av pappers- och PDF-fakturor.

Scancloud har kunder i alla intervaller av årlig fakturavolym och är vår rekommenderade samarbetspartner för extern skanning och tolkning av fakturor i Sverige.

Scanclouds tjänster tillhandahålls via avtalet med Palette och support rörande skanningstjänsten hanteras via Palettes support.

Intern lösning för datafångst med Readsoft

Inkommande leverantörsfakturor i pappers- eller pdf-format hanteras i lösningen Readsoft Invoices. Readsoft Invoices kan erbjudas som installerad lösning (Readsoft Invoices) eller som molntjänst (Readsoft Online). Vilket alternativ som passar er bäst beror bl.a. på den årliga fakturavolymen som ska processas och den geografisk spridningen.

Palette har bred och djup kunskap om lösningen och erbjuder Readsoft tillsammans med Palette för kunder som har behov av en egen, intern skannings- och tolkningslösning.

Palette både installerar, konfigurerar, utbildar och supporterar Readsofts lösningar och vi har idag 100-tals kunder som nyttjar dem.

Era leverantörsfakturor skickas per post eller som mailad PDF. Pappersfakturor scannas och PDF-fakturor hämtas i mailboxen och båda varianterna tolkas automatiskt i Readsoft. Readsofts programvara kan läsa fakturainformation på huvud- eller radnivå (artiklar, pris, antal osv). Readsoft flaggar de fält som inte tolkats till 100% för en extra kontroll innan fakturan skickas till Palette för kontering och attest. Automatiseringsgraden för Readsoft-användare ligger mellan 80-90%.

Läs mer om fakturatolkning och datafångst med Readsoft Invoice & Readsoft Online i vårt Scanna och tolka fakturor med Readsoft

Fakturatolkning med Pagero

När det gäller e-fakturaformat samarbetar Palette med Pagero AB och Pageros tjänst Pagero Online. Läs mer om mottagning av e-faktura.

Är du redo för nästa steg?

Berätta för oss vilka utmaningar ni har