Förbättra inköpsprocessen med Palette

Få full kontroll över kostnaderna redan innan de uppstår och automatisera inköpsprocessen! Det blir möjligt när en inköpsorder görs digitalt i det system där leverantörsfakturorna hanteras. Boka en demo av Palette idag och upptäck hur vi kan effektivisera inköpsprocessen för alla avdelningar i ditt företag.

Optimera inköpsprocessen steg för steg med rätt systemstöd

Det är smart att låta organisationen göra sina inköpsorders i det system där fakturorna hanteras. Då blir det möjligt att se och kontrollera kostnaderna redan innan de uppstår. Attestera din inköpsorder istället för fakturan – enligt det attestflöde som redan är uppsatt. Då kan leverantörsfakturan genomgå automatisk fakturamatchning, förutsatt att beloppet överensstämmer med beställningen i din inköpsorder. Endast eventuella avvikelser behöver hanteras manuellt genom inköpsprocessen.

– Under vår snabba tillväxt hade vi flera projekt som pågick samtidigt. Därför var det helt avgörande att kunna hantera både inköp och leverantörsfakturor i en och samma lösning.

Lauri Matikainen, CFO på Renta Group i Finland

Det ska vara enkelt att beställa rätt vara till rätt pris

Palettes inköpsmodul liknar en webbshop och det är enkelt för varje enskild medarbetare att skapa de inköpsorders som behövs. Bara godkända leverantörer och varor visas i utbudet. Behörigheter och budget styr vad dina anställda kan se och beställa. På så vis blir det enkelt för hela organisationen att leva upp till inköpspolicyn genom hela inköpsprocessen och prioriterade leverantörer gynnas. Beställnings- och inköpsprocessen steg för steg blir enklare för medarbetaren, samtidigt som inköpen sker enligt det regelverk ni satt upp.

Fem huvudfunktioner:

  • ”One click buy” med inbyggda och externa kataloger
  • Rekvisitioner i fritext
  • Budget och behörighet styr vem som får beställa vad i organisationen
  • Automatiserade arbetsflöden
  • Samma användargränssnitt och login som för fakturor

Inköpsorder är en skriftlig bekräftelse på en beställning av en vara eller en tjänst. Idag är det vanligt med digitala inköpsordrar som ställs och ut skickas till leverantören med hjälp av ett system.

Inköpsorder är en skriftlig bekräftelse på en beställning av en vara eller en tjänst och den utgör ett viktigt underlag för hantering av beställningar, främst inom företag och organisationer. När man ställer ut inköpsordrar för varje inköp, är det enkelt att överblicka inköpsprocessen, kommande kostnader och att matcha leverantörsfakturor automatiskt. Inköp som föregås av en inköpsorder kan attesteras innan beställningen når leverantören.

En leverantör är ett företag som utför tjänster eller producerar varor åt enskilda konsumenter eller andra företag mot betalning. Exempel 1: En bonde med eget företag är leverantör av potatis till ett livsmedelsföretag som tillverkar pommes frites. Exempel 2: Microsoft är leverantör av mjukvara till en långa rad företag och organisationer världen över.

Inköpsprocessen avser de olika arbetsmoment som behövs för att göra ett inköp.

Inköpsprocessen ser olika ut beroende på vilken typ av verksamhet eller företag man tittar på. En enkel inköpsprocess består i att 1) ett behov uppstår 2) det görs en beställning 3) varan/tjänsten levereras 4) man tar emot en leverantörsfaktura 5) fakturan attesteras och betalas. Inom vissa företag skall ett inköp alltid attesteras i förväg, medan andra företag attesterar fakturan.

Upphandling är en process för inköp av varor eller tjänster som görs av verksamheter inom den offentliga sektorn. Eftersom den offentliga sektorn (t.ex. kommuner, statliga och regionala myndigheter) till stor del är skattefinansierad, regleras deras inköp av speciella lagar och regler – enligt Lagen om Offentlig Upphandling (LOU). Läs kortfattat om hur lagen på Konkurrensverkets hemsida

Få kontroll över indirekt inköp

Många företag har redan avancerade system för sina direkta inköp, d.v.s. de varor som behövs för att producera de produkter och tjänster man säljer. Däremot saknas ofta en effektiv inköpsprocess för ett s.k. indirekt inköp. Ett indirekt inköp utgörs typiskt av sådana varor som behövs för att en arbetsplats ska fungera. Exempel på ett indirekt inköp kan vara datorer, mobiltelefoner, datortillbehör och kontorsmaterial. Vissa utgifter är små var för sig, men för en stor organisation blir det en icke försumbar kostnad som direkt belastar resultatet på sista raden. Ta kontroll över indirekt inköp med Palette.

Läs mer om indirekta inköp på vår blogg

Vägen till strategiska inköp av indirekt material

Med Palettes inköpsmodul får du kontroll över hela inköpsprocessen steg för steg av samtliga inköp – även de indirekta. Ägandeskapet förtydligas, det administrativa arbetet för inköpsavdelningen minskar i samtliga inköpsprocesser som ger dem möjlighet att istället fokusera på att förhandla fram fördelaktiga avtal och rabatter. Genom att styra inköpen mot de leverantörer som ger er bäst villkor finns stora summor att spara. Att digitalisera alla inköp och beställningar i en strukturerad purchase to pay-process är vägen till strategiska inköp – även för indirekta material!

Kontakta Palette för att boka en demo av vår lösning idag så visar vi hur vi kan optimera din inköpsprocess på flera nivåer.

Är du redo för nästa steg?

Berätta för oss om era utmaningar.