Palettes ordermatchning kopplar effektivt ihop inköpsorder mot faktura och det är enkelt att sätta upp regler för eventuella avvikelser. Den manuella handpåläggningen är minimal och mycket enkel.
Rene Faurskov, Finance Manager på Sportmaster i Danmark
Matchning mot inköpsorder ökar automatiseringen
Varför lägga ner tid och pengar på att hantera leverantörsfakturor manuellt när hela processen kan automatiseras med vår ordermatching? Om en faktura matchar mot en inköpsorder ärver den kontering och attest från ordern och kan gå direkt till betalning utan manuell hantering. Med enkla regler styrs vad som ska hända med de fakturor som inte matchar och vilka avvikelsenivåer som kan accepteras.
Ordermatchning på huvud- eller radnivå
Matchning mellan inkommande fakturor och inköpsorder kan ske på huvudnivå eller på radnivå för enskilda artikelrader. Matchning sker även mot ordernummer eller inleveransnummer och belopp. En faktura kan innehålla poster från flera inköpsordrar och en inköpsorder kan matchas mot flera olika fakturor, oavsett om de är helt eller bara delvis levererade. Principen är att så långt som möjligt automatisera processen. Du ska enbart behöva hantera avvikelserna.
Fem huvudfunktioner:
- Full automatisering “Touchless invoice”
- Fördefinierade matchningsregler
- Matchning på total- eller radnivå
- Snabb och enkel avvikelsehantering
- Enkel integration till befintligt inköpssystem
Kontrakt
Beställning
E-faktura
Ordermatchning
Attest & avvikelser
Analys & rapportering
Effektivare helhetslösning
Bättre struktur på dina leverantörsfakturor
Automatisera fakturahanteringen maximalt genom att låta systemet matcha fakturor mot inköpsordrar eller kontrakt. Hantera endast avvikelserna och få tid över till mer kvalificerat arbete.
Spara tid och pengar för hela organisationen
Med rätt system blir det enklare för både chefer och medarbetare att hantera inköp, fakturor och utlägg. Samtidigt minskar administrationen på ekonomi- och inköpsavdelningarna.
Ökad kontroll och lägre kostnader
När hela processen automatiseras blir det enklare att köpa rätt vara, från rätt leverantör till rätt pris. Attestera inköpsordern istället för fakturan och få full kostnadskontroll innan köpet sker!
Automatisk avvikelsehantering
Vissa typer av avvikelser kan hanteras automatiskt. Det går att sätta regler för hur mycket en faktura får avvika mot inköpsordern. Dessa regler kan sättas både på huvud- eller radnivå och kan anges i procent eller exakt belopp. Det går också att ange specifika regler per leverantör. Om en faktura matchas och genererar prisavvikelser, så kan kontering av avvikelsen automatiskt ske på konto avsett för detta.
Matcha mot inköpsorder i annat system
Palettes inköpsordermatchning kan så klart användas mot vår inköpsmodul, men även mot ett eller flera externa inköpssystem. Systemet integreras och konfigureras efter kundens önskemål och behov. T.ex. kan Palette sättas upp för att hantera automatisk matchning, men det går även att matcha fakturor manuellt vid behov. Matchning kan göras baserat på belopp eller antal på underliggande inköpsordrar.