Inköpsorder och faktura i samma system

Låt din fakturahantering bli enklare och mer effektiv. Med automatisk inköpsordermatchning försvinner många manuella steg samtidigt som kontrollen ökar.

Palettes ordermatchning kopplar effektivt ihop inköpsorder mot faktura och det är enkelt att sätta upp regler för eventuella avvikelser. Den manuella handpåläggningen är minimal och mycket enkel.

Rene Faurskov, Finance Manager på Sportmaster i Danmark

ordermatchning med Palette

Matchning mot inköpsorder ökar automatiseringen

Varför lägga ner tid och pengar på att hantera leverantörsfakturor manuellt när hela processen kan automatiseras med vår ordermatching? Om en faktura matchar mot en inköpsorder ärver den kontering och attest från ordern och kan gå direkt till betalning utan manuell hantering. Med enkla regler styrs vad som ska hända med de fakturor som inte matchar och vilka avvikelsenivåer som kan accepteras.

Ordermatchning på huvud- eller radnivå

Matchning mellan inkommande fakturor och inköpsorder kan ske på huvudnivå eller på radnivå för enskilda artikelrader. Matchning sker även mot ordernummer eller inleveransnummer och belopp. En faktura kan innehålla poster från flera inköpsordrar och en inköpsorder kan matchas mot flera olika fakturor, oavsett om de är helt eller bara delvis levererade. Principen är att så långt som möjligt automatisera processen. Du ska enbart behöva hantera avvikelserna.

matcha faktururor mot inköpsorder

Fem huvudfunktioner:

  • Full automatisering “Touchless invoice”
  • Fördefinierade matchningsregler
  • Matchning på total- eller radnivå
  • Snabb och enkel avvikelsehantering
  • Enkel integration till befintligt inköpssystem
Komplettera med:

Kontrakt

Förenkla företagets hantering av kontrakt och avtal. Matcha periodiska fakturor mot avtal och få automatiska påminnelser inför kontraktsförnyelse.

Beställning

Få full kontroll över kostnaderna redan innan de uppstår! Det blir möjligt när beställningar görs digitalt i det system där leverantörsfakturorna hanteras.

E-faktura

Automatisera din fakturahantering med e-faktura eller scanning och tolkning av pappersfakturor. Med Pagero når du 2,5 miljoner företag.

Ordermatchning

Med automatisk inköpsordermatchning försvinner många manuella steg samtidigt som kontrollen ökar. Matcha fakturorna direkt mot inköpsorder och sätt upp regler för vilka avvikelsenivåer som accepteras.

Attest & avvikelsehantering

Automatisera leverantörsfakturorna och spara massor av tid. Systemet matchar fakturorna, attest görs i mobilen och endast avvikelserna hanteras manuellt.

Analys & rapportering

Med hjälp av all data som finns i Palettes fakturahanteringslösning kan du ta fram realtidsrapporter över kostnader, leverantörer och betalningar. Få en sammanhållen bild av status, flöden och värdefulla nyckeltal. Identifiera flaskhalsar i organisationen och se möjligheter till ökad kostnadseffektivitet.

Effektivare helhetslösning

Bättre struktur på dina leverantörsfakturor

Automatisera fakturahanteringen maximalt genom att låta systemet matcha fakturor mot inköpsordrar eller kontrakt. Hantera endast avvikelserna och få tid över till mer kvalificerat arbete.

Spara tid och pengar för hela organisationen

Med rätt system blir det enklare för både chefer och medarbetare att hantera inköp, fakturor och utlägg. Samtidigt minskar administrationen på ekonomi- och inköpsavdelningarna.

Ökad kontroll och lägre kostnader

När hela processen automatiseras blir det enklare att köpa rätt vara, från rätt leverantör till rätt pris. Attestera inköpsordern istället för fakturan och få full kostnadskontroll innan köpet sker!

Automatisk avvikelsehantering

Vissa typer av avvikelser kan hanteras automatiskt. Det går att sätta regler för hur mycket en faktura får avvika mot inköpsordern. Dessa regler kan sättas både på huvud- eller radnivå och kan anges i procent eller exakt belopp. Det går också att ange specifika regler per leverantör. Om en faktura matchas och genererar prisavvikelser, så kan kontering av avvikelsen automatiskt ske på konto avsett för detta.

Matcha mot inköpsorder i annat system

Palettes inköpsordermatchning kan så klart användas mot vår inköpsmodul, men även mot ett eller flera externa inköpssystem. Systemet integreras och konfigureras efter kundens önskemål och behov. T.ex. kan Palette sättas upp för att hantera automatisk matchning, men det går även att matcha fakturor manuellt vid behov. Matchning kan göras baserat på belopp eller antal på underliggande inköpsordrar.

Mer om attest och avvikelsehantering