Förbättra inköpsprocessen med Palette

Få full kontroll över kostnaderna redan innan de uppstår! Det blir möjligt när beställningar görs digitalt i det system där leverantörsfakturorna hanteras.

Under vår snabba tillväxt hade vi flera projekt som pågick samtidigt. Därför var det helt avgörande att kunna hantera både inköp och leverantörsfakturor i en och samma lösning.

Lauri Matikainen, CFO på Renta Group i Finland

optimera inköpsprocessen

Optimera inköpsprocessen med rätt systemstöd

Det är smart att låta organisationen göra sina beställningar i det system där fakturorna hanteras. Då blir det möjligt att se och kontrollera kostnaderna redan innan de uppstår. Attestera beställningen istället för fakturan – enligt det attestflöde som redan är uppsatt. Då kan leverantörsfakturan matchas automatiskt, förutsatt att beloppet överensstämmer med beställningen. Endast eventuella avvikelser behöver hanteras manuellt.

Det ska vara enkelt att beställa rätt vara till rätt pris

Palettes inköpsmodul liknar en webbshop och det är enkelt för varje enskild medarbetare att göra de beställningar som behövs. Bara godkända leverantörer och varor visas i utbudet. Behörigheter och budget styr vad dina anställda kan se och beställa. På så vis blir det enkelt för hela organisationen att leva upp till inköpspolicyn och prioriterade leverantörer gynnas. Beställningsprocessen blir enklare för medarbetaren, samtidigt som inköpen sker enligt det regelverk ni satt upp.

kontroll över inköpen

Fem huvudfunktioner:

  • "One click buy” med inbyggda och externa kataloger
  • Rekvisitioner i fritext
  • Budget och behörighet styr vem som får beställa vad i organisationen
  • Automatiserade arbetsflöden
  • Samma användargränssnitt och login som för fakturor
Strategiska inköp med Palette

Få kontroll över indirekt inköp

Många företag har redan avancerade system för sina direkta inköp, d.v.s. de varor som behövs för att producera de produkter och tjänster man säljer. Däremot saknas ofta en effektiv inköpsprocess för s.k. indirekt inköp, vilket typiskt utgörs av sådana varor som behövs för att en arbetsplats ska fungera. Exempel kan vara datorer, mobiltelefoner, datortillbehör och kontorsmaterial. Vissa utgifter är små var för sig, men för en stor organisation blir det en icke försumbar kostnad som direkt belastar resultatet på sista raden.

Vägen till strategiska inköp av indirekt material

Med Palettes inköpsmodul får du kontroll över samtliga inköp – även de indirekta. Ägandeskapet förtydligas, det administrativa arbetet för inköpsavdelningen minskar och de kan istället förhandla fram fördelaktiga avtal och rabatter. Genom att styra inköpen mot de leverantörer som ger er bäst villkor finns stora summor att spara. Att digitalisera alla inköp och beställningar i en strukturerad process är vägen till strategiska inköp – även för indirekt material!

Business case för Purchase to Pay
Komplettera med:

Kontrakt

Förenkla företagets hantering av kontrakt och avtal. Matcha periodiska fakturor mot avtal och få automatiska påminnelser inför kontraktsförnyelse.

Beställning

Få full kontroll över kostnaderna redan innan de uppstår! Det blir möjligt när beställningar görs digitalt i det system där leverantörsfakturorna hanteras.

E-faktura

Automatisera din fakturahantering med e-faktura eller scanning och tolkning av pappersfakturor. Med Pagero når du 2,5 miljoner företag.

Ordermatchning

Med automatisk inköpsordermatchning försvinner många manuella steg samtidigt som kontrollen ökar. Matcha fakturorna direkt mot inköpsorder och sätt upp regler för vilka avvikelsenivåer som accepteras.

Attest & avvikelser

Automatisera leverantörsfakturorna och spara massor av tid. Systemet matchar fakturorna, attest görs i mobilen och endast avvikelserna hanteras manuellt.

Analys & rapportering

Med hjälp av all data som finns i Palettes fakturahanteringslösning kan du ta fram realtidsrapporter över kostnader, leverantörer och betalningar. Få en sammanhållen bild av status, flöden och värdefulla nyckeltal. Identifiera flaskhalsar i organisationen och se möjligheter till ökad kostnadseffektivitet.

Varför använda Palette?

Bättre tillgänglighet

Med vår lösning för du enkel åtkomst på och utanför kontoret. Attestera dina fakturor på datorn, surfplattan eller i mobilen.

Effektivare processer

Ett modernt och effektivt system för hantering av leverantörsfakturor sänker kostnaderna och skapar mer tid till annat i er organisation.

Större kontroll

Omedelbar kontroll över alla fakturor oavsett status ger dig god överblick, snabbare attestflöde och smidiga månadsavstämningar.