Under vår snabba tillväxt hade vi flera projekt som pågick samtidigt. Därför var det helt avgörande att kunna hantera både inköp och leverantörsfakturor i en och samma lösning.
Lauri Matikainen, CFO på Renta Group i Finland
Optimera inköpsprocessen med rätt systemstöd
Det är smart att låta organisationen göra sina beställningar i det system där fakturorna hanteras. Då blir det möjligt att se och kontrollera kostnaderna redan innan de uppstår. Attestera beställningen istället för fakturan – enligt det attestflöde som redan är uppsatt. Då kan leverantörsfakturan matchas automatiskt, förutsatt att beloppet överensstämmer med beställningen. Endast eventuella avvikelser behöver hanteras manuellt.
Det ska vara enkelt att beställa rätt vara till rätt pris
Palettes inköpsmodul liknar en webbshop och det är enkelt för varje enskild medarbetare att göra de beställningar som behövs. Bara godkända leverantörer och varor visas i utbudet. Behörigheter och budget styr vad dina anställda kan se och beställa. På så vis blir det enkelt för hela organisationen att leva upp till inköpspolicyn och prioriterade leverantörer gynnas. Beställningsprocessen blir enklare för medarbetaren, samtidigt som inköpen sker enligt det regelverk ni satt upp.
Fem huvudfunktioner:
- "One click buy” med inbyggda och externa kataloger
- Rekvisitioner i fritext
- Budget och behörighet styr vem som får beställa vad i organisationen
- Automatiserade arbetsflöden
- Samma användargränssnitt och login som för fakturor
Få kontroll över indirekt inköp
Många företag har redan avancerade system för sina direkta inköp, d.v.s. de varor som behövs för att producera de produkter och tjänster man säljer. Däremot saknas ofta en effektiv inköpsprocess för s.k. indirekt inköp, vilket typiskt utgörs av sådana varor som behövs för att en arbetsplats ska fungera. Exempel kan vara datorer, mobiltelefoner, datortillbehör och kontorsmaterial. Vissa utgifter är små var för sig, men för en stor organisation blir det en icke försumbar kostnad som direkt belastar resultatet på sista raden.
Vägen till strategiska inköp av indirekt material
Med Palettes inköpsmodul får du kontroll över samtliga inköp – även de indirekta. Ägandeskapet förtydligas, det administrativa arbetet för inköpsavdelningen minskar och de kan istället förhandla fram fördelaktiga avtal och rabatter. Genom att styra inköpen mot de leverantörer som ger er bäst villkor finns stora summor att spara. Att digitalisera alla inköp och beställningar i en strukturerad process är vägen till strategiska inköp – även för indirekt material!
Kontrakt
Beställning
E-faktura
Ordermatchning
Attest & avvikelser
Analys & rapportering
Varför använda Palette?
Bättre tillgänglighet
Med vår lösning för du enkel åtkomst på och utanför kontoret. Attestera dina fakturor på datorn, surfplattan eller i mobilen.
Effektivare processer
Ett modernt och effektivt system för hantering av leverantörsfakturor sänker kostnaderna och skapar mer tid till annat i er organisation.
Större kontroll
Omedelbar kontroll över alla fakturor oavsett status ger dig god överblick, snabbare attestflöde och smidiga månadsavstämningar.